Μικροκλοπές στο γραφείο: διακριτική διερεύνηση χωρίς να χαλάσει το κλίμα

Στην αρχή κανείς δεν είναι σίγουρος. Μια συνάδελφος λέει ότι της έλειψαν κάποια χρήματα από το πορτοφόλι. Μετά χάνεται ένα ακουστικό, ένας φορτιστής laptop, μια κάρτα δώρου από το συρτάρι της γραμματείας. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, όλοι κλειδώνουν τα πράγματά τους και κοιτάζουν ο ένας τον άλλον με καχυποψία. Οι μικροκλοπές στο γραφείο σπάνια προκαλούν μεγάλη οικονομική ζημιά. Προκαλούν όμως κάτι χειρότερο: διαβρώνουν την εμπιστοσύνη μέσα στην ομάδα.

Γι' αυτό η διαχείρισή τους χρειάζεται διπλή προσοχή. Θέλετε να σταματήσουν και, αν γίνεται, να μάθετε ποιος ευθύνεται. Αλλά δεν θέλετε να αντιμετωπίσετε δεκαπέντε έντιμους ανθρώπους σαν υπόπτους για να βρείτε έναν.

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι πρόκειται για κλοπή

Πριν μιλήσετε για κλοπές, ελέγξτε τις απλές εξηγήσεις. Εξοπλισμός που «χάνεται» μπορεί να έχει δανειστεί σε άλλο τμήμα, να έχει μείνει στο σπίτι κάποιου που εργάζεται εξ αποστάσεως ή να μην έχει καταγραφεί ποτέ σωστά. Υλικά γραφείου που τελειώνουν γρήγορα μπορεί απλώς να καταναλώνονται περισσότερο.

Αυτό που ξεχωρίζει ένα πραγματικό πρόβλημα είναι το μοτίβο:

• επαναλαμβανόμενα περιστατικά, όχι μεμονωμένα
• αντικείμενα που χάνονται από συγκεκριμένους χώρους ή σε συγκεκριμένες ώρες
• χρήματα που λείπουν από τσάντες ή πορτοφόλια, κάτι που δύσκολα εξηγείται με λάθος
• απώλειες που ξεκίνησαν σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο

Καταγράψτε πριν μιλήσετε

Το πιο χρήσιμο εργαλείο σε αυτό το στάδιο είναι ένα απλό, εμπιστευτικό ημερολόγιο περιστατικών. Για κάθε περιστατικό:

1. Ημερομηνία και, όσο γίνεται, ακριβές χρονικό διάστημα.
2. Τι χάθηκε και από πού.
3. Ποιος το αντιλήφθηκε και πότε.
4. Ποιοι είχαν πρόσβαση στον χώρο εκείνη την ώρα, με βάση βάρδιες, ραντεβού, επισκέψεις.
5. Αν ήταν στο κτίριο εξωτερικοί: συνεργεία καθαρισμού, τεχνικοί, κούριερ, επισκέπτες.

Μετά από μερικές εβδομάδες, ένα τέτοιο ημερολόγιο συχνά δείχνει μόνο του πού να κοιτάξετε. Και, εξίσου σημαντικό, ποιους μπορείτε να αποκλείσετε. Κρατήστε το σε ένα πρόσωπο, συνήθως τον υπεύθυνο του γραφείου ή τον ιδιοκτήτη, και όχι σε κοινόχρηστο φάκελο όπου έχουν πρόσβαση όλοι.

Τα λάθη που χαλάνε το κλίμα

Οι αντιδράσεις που μοιάζουν αποφασιστικές είναι συνήθως αυτές που κάνουν τη μεγαλύτερη ζημιά:

• Η γενική ανακοίνωση με αιχμές. Ένα email «γνωρίζουμε ότι κάποιος από εσάς κλέβει» προσβάλλει όλους και προειδοποιεί τον έναν.
• Οι ανακρίσεις στον διάδρομο. Ερωτήσεις του τύπου «μήπως είδες τίποτα;» σε επιλεγμένους εργαζόμενους δημιουργούν φήμες και ομάδες.
• Ο έλεγχος σε τσάντες ή προσωπικά ντουλάπια. Δεν επιτρέπεται χωρίς συναίνεση και πληγώνει την αξιοπρέπεια των ανθρώπων.
• Η κρυφή κάμερα. Η κρυφή βιντεοσκόπηση εργαζομένων παραβιάζει κατά κανόνα τον GDPR και μπορεί να εκθέσει την επιχείρηση πολύ περισσότερο από τον δράστη.
• Η παγίδα με σημαδεμένα χρήματα, χωρίς σχέδιο. Ό,τι γίνεται αυτοσχέδια μπορεί να αποτύχει ή να στραφεί εναντίον σας.

Τι επιτρέπεται: τα νόμιμα εργαλεία

Η επιχείρηση έχει στη διάθεσή της αρκετά νόμιμα μέσα, που συχνά αρκούν.

Φυσική ασφάλεια

Κλειδαριές με κάρτα, ντουλάπια για τους εργαζόμενους, ελεγχόμενη πρόσβαση σε αποθήκες και χώρους εξοπλισμού. Τα συστήματα ασφαλείας που καταγράφουν ποιος μπαίνει πού και πότε, με γνώση των εργαζομένων, μειώνουν κατακόρυφα τις ευκαιρίες.

Κάμερες με σωστούς κανόνες

Ένα σύστημα καμερών μπορεί να εγκατασταθεί για την προστασία προσώπων και αγαθών, εφόσον τηρούνται οι κανόνες του GDPR: σαφής σκοπός, ενημέρωση με εμφανή σήμανση και γραπτή πολιτική, κάλυψη μόνο των απαραίτητων σημείων, όπως είσοδοι, αποθήκες και ταμεία, ποτέ αποδυτήρια, τουαλέτες ή χώροι ανάπαυσης, και περιορισμένος χρόνος διατήρησης. Πριν εγκαταστήσετε κάμερες, συμβουλευτείτε δικηγόρο. Περισσότερα για τα όρια της βιντεοσκόπησης θα βρείτε στο άρθρο για την κρυφή κάμερα, όπου ισχύουν αντίστοιχες αρχές.

Απογραφή και σήμανση εξοπλισμού

Κάθε laptop, οθόνη και συσκευή με αριθμό καταγραφής, και απογραφή ανά τακτά διαστήματα. Ο εξοπλισμός που είναι καταγεγραμμένος χάνεται λιγότερο.

Κανόνες για τους εξωτερικούς

Σε πολλά γραφεία, ο αριθμός των ανθρώπων που περνούν καθημερινά είναι πολύ μεγαλύτερος από τον αριθμό των εργαζομένων: συνεργεία καθαρισμού, τεχνικοί συντήρησης, κούριερ, πελάτες, υποψήφιοι για συνέντευξη, προσωρινό προσωπικό. Συχνά κανείς δεν ξέρει με ακρίβεια ποιος ήταν μέσα και πότε.

Ένα βιβλίο επισκεπτών ή ένα απλό ηλεκτρονικό σύστημα καταγραφής, συνοδεία επισκεπτών πέρα από την υποδοχή, και σαφείς ώρες για τα συνεργεία βοηθούν πολύ. Συζητήστε και με τις εταιρείες που σας παρέχουν προσωπικό: ποιοι άνθρωποι έρχονται, αν αλλάζουν συχνά, πώς ελέγχει η ίδια η εταιρεία τους υπαλλήλους της. Πολλές υποθέσεις που αρχικά στρέφουν την υποψία προς τους συναδέλφους, τελικά αφορούν κάποιον που απλώς περνούσε.

Μια σύντομη λίστα πρόληψης

Πριν από οποιαδήποτε έρευνα, ή παράλληλα με αυτήν, μερικά απλά μέτρα κάνουν το γραφείο λιγότερο «εύκολο»:

• ντουλάπι με κλειδαριά για κάθε εργαζόμενο
• καμία εμφανής φύλαξη μετρητών ή καρτών δώρου σε ανοιχτά συρτάρια
• κλείδωμα αποθήκης εξοπλισμού και καταγραφή κάθε δανεισμού
• εμπιστευτικό κανάλι αναφοράς, ώστε όποιος δει κάτι να μπορεί να το πει χωρίς να εκτεθεί
• σαφής, γραπτή πολιτική για ό,τι αφορά εταιρικό εξοπλισμό, ντουλάπια και κάμερες

Πότε χρειάζεται εξωτερική διερεύνηση

Αν τα περιστατικά συνεχίζονται, αν τα ποσά μεγαλώνουν ή αν οι υποψίες αρχίζουν να στοχεύουν άδικα συγκεκριμένα πρόσωπα, ένας εξωτερικός, ουδέτερος ερευνητής έχει δύο πλεονεκτήματα. Δεν ανήκει σε καμία «ομάδα» μέσα στην εταιρεία και ξέρει πού σταματά το νόμιμο.

Η έρευνα για κλοπές σε χώρο εργασίας περιλαμβάνει συνήθως:

• ανάλυση του ημερολογίου περιστατικών σε συνδυασμό με βάρδιες, καταγραφές πρόσβασης και επισκέψεις
• εξέταση του υφιστάμενου υλικού από νόμιμα εγκατεστημένα συστήματα
• αξιολόγηση των σημείων όπου η πρόσβαση είναι ανεξέλεγκτη
• διακριτικές συνεντεύξεις, όπου χρειάζεται, με τρόπο που δεν στοχοποιεί
• σε περίπτωση που αντικείμενα μεταπωλούνται, έρευνα σε αγγελίες και ανοιχτές πηγές

Το αποτέλεσμα είναι γραπτή αναφορά με χρονολόγιο, ευρήματα και προτάσεις, που μπορεί να συνοδεύσει καταγγελία ή να στηρίξει μια πειθαρχική απόφαση με τη βοήθεια του δικηγόρου σας.

Ένα υποθετικό παράδειγμα

Για παράδειγμα, ένα λογιστικό γραφείο με είκοσι εργαζόμενους καταγράφει επτά περιστατικά σε δύο μήνες: μικρά ποσά από πορτοφόλια και δύο κινητά που εξαφανίστηκαν. Το ημερολόγιο δείχνει ότι όλα έγιναν Τρίτη και Παρασκευή, μεταξύ 13:00 και 15:00.

Η ανάλυση των καταγραφών πρόσβασης, σε συνδυασμό με τα πρόσωπα που βρίσκονταν στο κτίριο εκείνες τις ώρες, περιορίζει γρήγορα τον κύκλο. Η επιχείρηση δεν χρειάζεται να υποψιαστεί κανέναν από τους υπόλοιπους. Ο δικηγόρος της αποφασίζει τα επόμενα βήματα με βάση μια τεκμηριωμένη αναφορά, όχι φήμες.

Μετά την υπόθεση: αποκαθιστώντας την εμπιστοσύνη

Είτε βρεθεί ο υπεύθυνος είτε απλώς σταματήσουν τα περιστατικά, η ομάδα χρειάζεται ένα κλείσιμο. Μια σύντομη, ήρεμη ενημέρωση ότι το θέμα αντιμετωπίστηκε, χωρίς ονόματα και λεπτομέρειες, και η διατήρηση των μέτρων πρόληψης που μπήκαν, βοηθούν το γραφείο να επιστρέψει στην κανονικότητα. Για κλοπές μεγαλύτερης κλίμακας, όπως από αποθήκη ή κατάστημα, δείτε και τον οδηγό για τις κλοπές από αποθήκη και κατάστημα.

Πώς ξεκινάμε

Αν στον χώρο εργασίας σας επαναλαμβάνονται περιστατικά που δεν εξηγούνται, μιλήστε μας πριν οι υποψίες αρχίσουν να χαλάνε σχέσεις. Η πρώτη συζήτηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση, και κάθε έρευνα ξεκινά με σαφές σχέδιο και γραπτή εκτίμηση κόστους.

Μπορείτε να ξεκινήσετε από την εκτίμηση υπόθεσης ή να μας καλέσετε 24 ώρες το 24ωρο στο 210 321 2200 και στο 699 321 2200.