Παρακολούθηση ηλεκτρονικού υπολογιστή σε επιχείρηση και οικογένεια

Η παρακολούθηση ηλεκτρονικού υπολογιστή έχει νόημα όταν απαντά σε ένα συγκεκριμένο ερώτημα: ποιος άνοιξε ποιο αρχείο, πού στάλθηκε, πότε συνδέθηκε ένας εξωτερικός δίσκος. Ο υπολογιστής καταγράφει αυτόματα πολλές από τις ενέργειες που γίνονται σε αυτόν. Το ζητούμενο είναι να αξιοποιηθούν αυτά τα ίχνη νόμιμα, αναλογικά και με τρόπο που αντέχει σε αμφισβήτηση.

Ως γραφείο ιδιωτικών ερευνών που εξυπηρετεί επιχειρήσεις, δικηγόρους και ιδιώτες, αναλαμβάνουμε τόσο τον σχεδιασμό της εποπτείας όσο και την εξέταση υπολογιστών όταν κάτι έχει ήδη συμβεί, πάντα σε υπολογιστές που ανήκουν σε εσάς ή στην επιχείρησή σας.

Επιχειρήσεις: εποπτεία που στέκει νομικά

Μια εταιρεία έχει έννομο συμφέρον να προστατεύει τα δεδομένα των πελατών της και τα εμπορικά της μυστικά. Ταυτόχρονα, οι εργαζόμενοι διατηρούν δικαίωμα στην ιδιωτικότητα, ακόμη και όταν χρησιμοποιούν εταιρικό εξοπλισμό. Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (Κανονισμός 2016/679) και ο ν. 4624/2019 ζητούν ισορροπία.

Μια σωστή πολιτική χρήσης απαντά γραπτά σε πέντε ερωτήσεις:

1. Ποιοι υπολογιστές και ποιοι λογαριασμοί καλύπτονται.
2. Ποια μέτρα εποπτείας εφαρμόζονται και για ποιον σκοπό.
3. Ποιος έχει πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής και υπό ποιες προϋποθέσεις.
4. Για πόσο χρόνο διατηρούνται τα δεδομένα.
5. Πώς ενημερώνονται οι εργαζόμενοι και πού μπορούν να απευθυνθούν.

Στην πράξη, προτείνουμε μέτρα που προστατεύουν χωρίς να μετατρέπουν το γραφείο σε χώρο διαρκούς επιτήρησης: καταγραφή πρόσβασης σε κρίσιμους φακέλους, περιορισμό ή καταγραφή εξωτερικών αποθηκευτικών μέσων, ειδοποιήσεις για ασυνήθιστα μεγάλες εξαγωγές δεδομένων. Η μαζική καταγραφή πληκτρολόγησης ή οθόνης είναι κατά κανόνα δυσανάλογη και εκθέτει την επιχείρηση σε κίνδυνο.

Η αναλογικότητα δεν είναι μόνο νομική απαίτηση. Είναι και θέμα κλίματος: μια ομάδα που αισθάνεται ότι παρακολουθείται διαρκώς δουλεύει χειρότερα και εμπιστεύεται λιγότερο τη διοίκηση. Τα καλύτερα μέτρα είναι εκείνα που ο εργαζόμενος καταλαβαίνει γιατί υπάρχουν.

Όταν η υποψία υπάρχει ήδη: εξέταση εταιρικού υπολογιστή

Για παράδειγμα, ένας πωλητής παραιτείται και λίγες εβδομάδες αργότερα πελάτες της εταιρείας λαμβάνουν προσφορές από ανταγωνιστή. Ο φορητός που επέστρεψε είναι συχνά η πιο πολύτιμη πηγή πληροφοριών, αρκεί να μην έχει ήδη επανεγκατασταθεί για τον επόμενο χρήστη.

Η εξέταση, που βασίζεται στην πολιτική χρήσης της εταιρείας, περιλαμβάνει:

• δημιουργία ψηφιακού αντιγράφου με τήρηση αλυσίδας κατοχής, ώστε το πρωτότυπο να μείνει ανέγγιχτο
• ανάλυση συνδέσεων εξωτερικών δίσκων και συσκευών
• χρονολόγιο πρόσβασης σε αρχεία, αποστολών και μεταφορτώσεων σε υπηρεσίες cloud
• εντοπισμό διαγραφών λίγο πριν από την αποχώρηση και, όπου είναι δυνατόν, ανάκτηση δεδομένων

Η αναφορά περιγράφει και τι δεν βρέθηκε, γιατί η απουσία ενδείξεων είναι επίσης πληροφορία: μπορεί να απαλλάξει έναν εργαζόμενο από άδικη υποψία και να στρέψει την έρευνα αλλού.

Τα ευρήματα παραδίδονται σε γραπτή αναφορά, χρήσιμη για τον νομικό σας σύμβουλο και, όπου χρειάζεται, ως μέρος ευρύτερης έρευνας διαρροής πληροφοριών.

Αν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη πολιτική χρήσης

Είναι πιο συνηθισμένο απ' όσο νομίζετε, ιδίως σε μικρές και οικογενειακές επιχειρήσεις. Το πρόβλημα εμφανίζεται τη στιγμή της κρίσης: υπάρχει υποψία, αλλά οι εργαζόμενοι δεν είχαν ποτέ ενημερωθεί για το πώς ελέγχονται οι εταιρικοί υπολογιστές, και κάθε βήμα γίνεται πιο ευάλωτο σε αμφισβήτηση.

Η καλύτερη στιγμή για να καταρτιστεί μια πολιτική είναι πριν τη χρειαστείτε. Σας βοηθάμε να καταγράψετε τι υπάρχει ήδη, ποια μέτρα έχουν πραγματικό νόημα για τη δική σας δραστηριότητα και πώς θα ενημερωθεί το προσωπικό. Το τελικό κείμενο το οριστικοποιεί ο νομικός σας σύμβουλος.

Πριν από μια εξέταση: αποφάσεις της διοίκησης

Όταν η υποψία αφορά συγκεκριμένο εργαζόμενο, η διοίκηση πρέπει να πάρει ορισμένες αποφάσεις πριν ξεκινήσει οτιδήποτε. Ποιος θα γνωρίζει την εξέταση, ώστε να μη διαρρεύσει; Πότε θα εμπλακεί ο νομικός σύμβουλος; Τι θα γίνει αν τα ευρήματα είναι αρνητικά, ώστε ο εργαζόμενος να μη στιγματιστεί άδικα;

Σας βοηθάμε να απαντήσετε σε αυτά τα ερωτήματα από την αρχή. Μια εξέταση που ξεκινά με σαφή σκοπό και περιορισμένο κύκλο ενημερωμένων έχει περισσότερες πιθανότητες να δώσει χρήσιμη απάντηση, όποια κι αν είναι αυτή.

Στο σπίτι: οικογένεια και προσωπικός υπολογιστής

Ο κοινός υπολογιστής της οικογένειας

Στο σπίτι, η εποπτεία αφορά κυρίως τα ανήλικα παιδιά. Ξεχωριστοί λογαριασμοί χρήστη ανά μέλος της οικογένειας, φίλτρα περιεχομένου ανάλογα με την ηλικία, χρονικά όρια και ενημέρωση για τις εφαρμογές που εγκαθίστανται είναι συνήθως αρκετά. Προτείνουμε τα παιδιά να ξέρουν ποιοι κανόνες ισχύουν και γιατί.

Ο κοινός υπολογιστής δεν δίνει όμως δικαίωμα πρόσβασης στους προσωπικούς λογαριασμούς των ενηλίκων μελών της οικογένειας. Ο σύζυγος ή ο ενήλικος γιος έχουν το δικό τους απόρρητο, που προστατεύεται από το άρθρο 19 του Συντάγματος.

Ο δικός σας υπολογιστής

Αν θέλετε να ξέρετε αν κάποιος χρησιμοποιεί τον υπολογιστή σας όσο λείπετε, ρυθμίζουμε κρυπτογράφηση δίσκου, αυτόματο κλείδωμα, ειδοποιήσεις σύνδεσης στους λογαριασμούς σας και αξιόπιστα αντίγραφα ασφαλείας. Αν υποψιάζεστε ότι η πρόσβαση έχει ήδη συμβεί, η σωστή αφετηρία είναι ο έλεγχος ηλεκτρονικού υπολογιστή για spyware και keyloggers.

Ένα σαφές όριο

Δεν εγκαθιστούμε κρυφό λογισμικό στον υπολογιστή άλλου ενήλικα και δεν αποκτούμε πρόσβαση σε λογαριασμούς τρίτων. Πέρα από το ότι αυτό διώκεται κατά το άρθρο 370Α του Ποινικού Κώδικα, τα στοιχεία που αποκτώνται έτσι δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Μια επιχείρηση ή ένας ιδιώτης που θέλει αποτέλεσμα σε δικαστήριο χρειάζεται στοιχεία που αποκτήθηκαν σωστά.

Πώς ξεκινάμε

Αν πρόκειται για αποχωρήσαντα εργαζόμενο, μη χρησιμοποιήσετε και μην καθαρίσετε τον υπολογιστή του μέχρι να μιλήσουμε. Καλέστε μας στο 210 321 2200, όλο το 24ωρο, ή στο 699 321 2200, ή γράψτε στο contact@ldi.gr.

Η πρώτη συζήτηση για την παρακολούθηση ηλεκτρονικού υπολογιστή είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Ακολουθεί σαφές πλάνο και εξατομικευμένη εκτίμηση κόστους, γραπτώς, πριν την έναρξη.