Έλεγχος συνεργατών: due diligence πριν δεσμευτείτε

Ο έλεγχος συνεργατών, ή due diligence όπως λέγεται στη διεθνή πρακτική, είναι η συστηματική επαλήθευση του ποιος είναι πραγματικά ο συνεργάτης, πελάτης, προμηθευτής ή επενδυτής με τον οποίο ετοιμάζεστε να δεσμευτείτε. Οι μεγάλες εταιρείες τον κάνουν ως ρουτίνα. Οι μικρότερες συχνά τον παραλείπουν, επειδή «ο άνθρωπος φαίνεται σοβαρός» ή επειδή υπάρχει βιασύνη να κλείσει η συμφωνία. Και αυτές ακριβώς είναι οι περιπτώσεις που έχουν περισσότερο να χάσουν.

Το γραφείο ιδιωτικών ερευνών του Πέτρου Δρόλια κάνει ελέγχους συνεργατών για επιχειρήσεις στην Ελλάδα και, μέσω δικτύου συνεργατών, σε άλλες χώρες, με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας σε εταιρικές υποθέσεις.

Ένας επαγγελματίας που θέλει να σας εξαπατήσει δεν θα εμφανιστεί πρόχειρος. Θα έχει προσεγμένη ιστοσελίδα, αξιοπρεπές γραφείο, πειστικές συστάσεις και επιχειρηματικό λόγο που μιλά τη γλώσσα σας. Η πρώτη εντύπωση είναι συχνά το πιο προσεγμένο μέρος της απάτης.

Ας πάρουμε ένα υποθετικό παράδειγμα. Μια εταιρεία τροφίμων εξετάζει να δώσει αποκλειστική διανομή σε νέο συνεργάτη από άλλη χώρα, με μεγάλη πρώτη παραγγελία και πληρωμή στις 90 ημέρες. Ένας έλεγχος θα μπορούσε να δείξει ότι η εταιρεία ιδρύθηκε πριν από λίγους μήνες, ότι η δηλωμένη αποθήκη είναι ένα γραφείο κοινής χρήσης και ότι ο διαχειριστής της συνδεόταν με άλλες εταιρείες που έκλεισαν αφήνοντας ανεξόφλητους προμηθευτές. Κανένα από αυτά δεν φαίνεται σε μια συνάντηση.

Τα επίπεδα του ελέγχου

Δεν χρειάζεται κάθε συνεργασία την ίδια ένταση ελέγχου. Προσαρμόζουμε το εύρος στο μέγεθος του κινδύνου:

Βασικός έλεγχος

Επιβεβαίωση ύπαρξης και νόμιμης καταχώρισης της εταιρείας, εταιρική μορφή, διαχειριστές και μέτοχοι όπως προκύπτουν από το ΓΕΜΗ ή τα αντίστοιχα μητρώα άλλων χωρών, δημοσιευμένες μεταβολές, πτωχευτικές ή δικαστικές διαδικασίες που είναι δημόσιες, και δημόσια παρουσία στο διαδίκτυο. Κατάλληλος για νέους πελάτες και προμηθευτές μεσαίας σημασίας.

Ενισχυμένος έλεγχος

Όλα τα παραπάνω, και επιπλέον χαρτογράφηση των προσώπων πίσω από την εταιρεία και των άλλων εταιρειών στις οποίες συμμετέχουν ή συμμετείχαν, έρευνα φήμης στην αγορά και σε κλαδικές πηγές, και έρευνα ιστορικού των βασικών προσώπων. Κατάλληλος για αποκλειστικότητες, μεγάλες πιστώσεις και εταιρικές συμμετοχές.

Επιτόπια επαλήθευση

Επίσκεψη στις δηλωμένες εγκαταστάσεις, διαπίστωση πραγματικής δραστηριότητας, προσωπικού, εξοπλισμού και αποθεμάτων, διακριτικές συζητήσεις με γείτονες επιχειρήσεις και προμηθευτές. Είναι συχνά το στοιχείο που ξεχωρίζει μια σοβαρή εταιρεία από μια βιτρίνα.

Τα σημάδια κινδύνου που αναζητούμε

Κάθε έλεγχος καταλήγει σε σύνοψη κινδύνων. Ενδεικτικά, προσέχουμε:

• πρόσφατη ίδρυση σε συνδυασμό με αιτήματα για μεγάλους όγκους ή πιστώσεις
• συχνές αλλαγές διαχειριστών, έδρας ή επωνυμίας
• πρόσωπα που εμφανίζονται σε διαδοχικές εταιρείες που έκλεισαν με χρέη
• ασυμφωνία ανάμεσα στο μέγεθος που δηλώνεται και σε όσα φαίνονται επιτόπια
• πίεση για παράκαμψη συνηθισμένων διαδικασιών, όπως πληρωμή σε λογαριασμό τρίτου

Ορισμένα από αυτά τα σημάδια εμφανίζονται και στην καθημερινή επικοινωνία. Η λίστα με τα σημάδια απάτης μπορεί να σας βοηθήσει να τα αναγνωρίσετε έγκαιρα.

Έλεγχος στελεχών: τι επιτρέπει ο νόμος

Ο έλεγχος δεν αφορά μόνο εταιρείες. Πριν προσλάβετε έναν οικονομικό διευθυντή ή πριν προχωρήσετε σε εταιρική σχέση με ένα φυσικό πρόσωπο, είναι εύλογο να επαληθεύσετε όσα δηλώνει. Εδώ όμως τα όρια είναι σαφή. Ο GDPR (Κανονισμός 2016/679) και ο ν. 4624/2019 απαιτούν η επεξεργασία να είναι αναλογική και συνδεδεμένη με τον σκοπό, και σε πολλές περιπτώσεις ο ενδιαφερόμενος πρέπει να ενημερώνεται.

Αντίγραφο ποινικού μητρώου εκδίδεται μόνο στον ίδιο ή σε όποιον έχει νόμιμο δικαίωμα. Ο σωστός δρόμος είναι να το ζητήσετε από τον υποψήφιο. Δεν έχουμε πρόσβαση σε φορολογικά, τραπεζικά ή αστυνομικά δεδομένα και δεν θα σας προτείνουμε ποτέ να τα αναζητήσετε με άλλο τρόπο.

Όταν ο συνεργάτης είναι στο εξωτερικό

Σε διεθνείς συνεργασίες ο κίνδυνος είναι μεγαλύτερος, γιατί η απόσταση και η γλώσσα δυσκολεύουν κάθε επαλήθευση. Μέσω του δικτύου μας, με το οποίο έχουμε χειριστεί υποθέσεις σε 14 χώρες, μπορούμε να ελέγξουμε τοπικά μητρώα και να επισκεφθούμε εγκαταστάσεις, πάντοτε σύμφωνα με το δίκαιο κάθε χώρας. Ιδιαίτερα συχνά αυτό αφορά ναυτιλιακές συνεργασίες, για τις οποίες δείτε και τη σελίδα για τα ναυτιλιακά ζητήματα.

Μια αναφορά που διαβάζεται σε πέντε λεπτά

Η διοίκηση μιας επιχείρησης δεν έχει χρόνο να διαβάσει τριάντα σελίδες πριν από μια διαπραγμάτευση. Γι' αυτό κάθε αναφορά ελέγχου συνεργάτη ξεκινά με σύνοψη μίας σελίδας: ποιος είναι ο συνεργάτης, τι επιβεβαιώθηκε, ποια σημεία κινδύνου εντοπίστηκαν και πόσο σοβαρά είναι, τι δεν μπόρεσε να ελεγχθεί. Ακολουθεί η αναλυτική τεκμηρίωση, με τις πηγές και τις ημερομηνίες κάθε ευρήματος, για τον νομικό σας σύμβουλο ή για τον φάκελο της συναλλαγής.

Η αναφορά δεν σας λέει αν πρέπει να υπογράψετε. Σας λέει με ποιον υπογράφετε. Πολλές φορές τα ευρήματα δεν ακυρώνουν τη συνεργασία αλλά αλλάζουν τους όρους της: μικρότερη πίστωση, εγγυήσεις, σταδιακή αύξηση του όγκου, πληρωμή μέσω ασφαλέστερων μέσων.

Τι να μας στείλετε για να ξεκινήσουμε

Για έναν γρήγορο και στοχευμένο έλεγχο συνεργάτη, χρειαζόμαστε:

1. την επωνυμία, τον αριθμό μητρώου ή ΑΦΜ και τη χώρα έδρας της εταιρείας
2. τα ονόματα των προσώπων με τα οποία συνομιλείτε και τους τίτλους τους
3. τη φύση της συνεργασίας και το ύψος της έκθεσής σας
4. την προθεσμία μέσα στην οποία πρέπει να αποφασίσετε

Η πρώτη συζήτηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Θα σας προτείνουμε το κατάλληλο επίπεδο ελέγχου και θα λάβετε γραπτή εκτίμηση κόστους πριν από οποιαδήποτε εργασία. Καλέστε μας στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200, ή γράψτε μας στο contact@ldi.gr. Ένας έγκαιρος έλεγχος συνεργατών είναι μικρό τίμημα μπροστά σε μια συνεργασία που θα σας απασχολεί για χρόνια.