Υπεξαίρεση από υπάλληλο: τα προειδοποιητικά σημάδια και τι κάνετε

Η υπεξαίρεση από υπάλληλο σπάνια ξεκινά με ένα μεγάλο ποσό. Συνήθως ξεκινά με κάτι μικρό, ένα «δάνειο» από το ταμείο που θα επιστραφεί, ένα τιμολόγιο που φουσκώνει λίγο, μια επιστροφή προϊόντος που δεν έγινε ποτέ. Όταν περάσει απαρατήρητο, επαναλαμβάνεται. Και όσο περνά ο καιρός, τα ποσά μεγαλώνουν.

Η εμπειρία του γραφείου μας σε εταιρικές έρευνες δείχνει ότι η ζημιά εντοπίζεται συχνά πολύ αργά, όχι επειδή τα σημάδια έλειπαν, αλλά επειδή κανείς δεν ήθελε να τα δει. Ο άνθρωπος που υπεξαιρεί είναι συνήθως έμπιστος, εργατικός και «αναντικατάστατος». Αυτό ακριβώς του δίνει την ευκαιρία.

Γιατί συμβαίνει: πίεση, ευκαιρία, δικαιολόγηση

Οι ειδικοί στην οικονομική απάτη περιγράφουν τρία στοιχεία που συνήθως συνυπάρχουν:

• Πίεση. Ένα χρέος, ένας εθισμός στον τζόγο, ένα πρόβλημα υγείας στην οικογένεια, ή απλώς ένας τρόπος ζωής πάνω από τις δυνατότητες.
• Ευκαιρία. Ένα πρόσωπο έχει ταυτόχρονα πρόσβαση στα χρήματα, στις εγγραφές και στη συμφωνία των λογαριασμών, χωρίς δεύτερη ματιά.
• Δικαιολόγηση. «Με αδικούν στον μισθό», «θα τα επιστρέψω», «η εταιρεία δεν θα το καταλάβει».

Δεν μπορείτε να ελέγξετε την πίεση στη ζωή των εργαζομένων σας. Μπορείτε όμως να περιορίσετε την ευκαιρία, και αυτό είναι το πιο αποτελεσματικό μέτρο πρόληψης.

Οι πιο συνηθισμένες μορφές υπεξαίρεσης

Η υπεξαίρεση δεν έχει μία μορφή. Κάθε επιχείρηση έχει τα δικά της αδύναμα σημεία, ανάλογα με το πώς κινούνται τα χρήματα και τα εμπορεύματα.

Μετρητά και ταμείο

Είναι η πιο απλή μορφή: πωλήσεις που δεν καταχωρούνται, ψεύτικες επιστροφές, ακυρώσεις αποδείξεων μετά την πληρωμή. Συναντάται συχνά σε λιανεμπόριο, εστίαση και επιχειρήσεις με πολλές μικρές συναλλαγές.

Πληρωμές και προμηθευτές

Ένας υπάλληλος δημιουργεί έναν εικονικό προμηθευτή ή συνεργάζεται με έναν πραγματικό, που χρεώνει υπηρεσίες που δεν παρασχέθηκαν ή υπερτιμολογεί και μοιράζεται τη διαφορά. Αυτή η μορφή αφορά συνήθως μεγαλύτερα ποσά και διαρκεί περισσότερο.

Αποθέματα και εξοπλισμός

Εμπορεύματα που «χάνονται» από την αποθήκη, πρώτες ύλες που μεταπωλούνται, εξοπλισμός που δηλώνεται ως κατεστραμμένος. Εδώ η έρευνα συνδέεται συχνά με την ενότητα κλοπών και διαρρήξεων, γιατί η φυσική διαδρομή των αγαθών πρέπει να τεκμηριωθεί.

Δαπάνες και μισθοδοσία

Φουσκωμένα έξοδα κίνησης, προσωπικές αγορές με εταιρική κάρτα, υπερωρίες που δεν έγιναν, «εργαζόμενοι» που δεν υπάρχουν. Τα ποσά ανά περίπτωση είναι μικρά, αλλά αθροιστικά γίνονται σημαντικά.

Προειδοποιητικά σημάδια στα οικονομικά

Πολλά σημάδια φαίνονται πρώτα στα νούμερα, αν τα κοιτάξει κανείς με την κατάλληλη απορία.

• Ταμεία που «δεν βγαίνουν» με μικρές, επαναλαμβανόμενες διαφορές.
• Αύξηση στις ακυρώσεις, στις επιστροφές ή στις εκπτώσεις, ιδίως από συγκεκριμένο ταμείο ή βάρδια.
• Νέοι προμηθευτές που κανείς άλλος δεν γνωρίζει, με διεύθυνση που δεν μοιάζει με επαγγελματικό χώρο ή με τραπεζικό λογαριασμό που αλλάζει συχνά.
• Τιμολόγια με στρογγυλά ποσά, διαδοχικούς αριθμούς ή ποσά λίγο κάτω από τα όρια έγκρισης.
• Αποθέματα που δεν συμφωνούν με τις πωλήσεις και «φύρα» που αυξάνεται χωρίς εξήγηση.
• Πληρωμές προς εργαζόμενους που έχουν αποχωρήσει, ή υπερωρίες που δεν αντιστοιχούν σε πραγματική εργασία.
• Πελάτες που παραπονιούνται για υπόλοιπα που «δεν τους αφορούν» ή για πληρωμές που δεν φαίνονται.

Προειδοποιητικά σημάδια στη συμπεριφορά

Τα συμπεριφορικά σημάδια δεν είναι ποτέ απόδειξη από μόνα τους. Όταν όμως συνδυάζονται με οικονομικές ανωμαλίες, αξίζουν προσοχή.

• Δεν παίρνει ποτέ άδεια και αρνείται να εκπαιδεύσει κάποιον να τον αντικαταστήσει.
• Επιμένει να χειρίζεται μόνος του συγκεκριμένες διαδικασίες, όπως τη συμφωνία των τραπεζών ή την επικοινωνία με έναν προμηθευτή.
• Αντιδρά έντονα σε αλλαγές σε λογισμικό, ελέγχους ή ροές εγκρίσεων.
• Παραμένει μετά τη λήξη του ωραρίου ή έρχεται νωρίς, χωρίς προφανή λόγο.
• Ο τρόπος ζωής του έχει αλλάξει αισθητά, με ακριβά αυτοκίνητα, ταξίδια ή ακίνητα που δεν εξηγούνται από τις αποδοχές του.
• Υπάρχει ασυνήθιστα στενή σχέση με έναν προμηθευτή ή πελάτη.

Το εργαλείο μας για τα σημάδια απάτης μπορεί να σας βοηθήσει να καταγράψετε με τάξη τι έχετε παρατηρήσει.

Τι κάνετε όταν υποψιάζεστε υπεξαίρεση

Η σειρά των ενεργειών έχει τεράστια σημασία. Μια λάθος κίνηση την πρώτη ημέρα μπορεί να ακυρώσει μήνες τεκμηρίωσης.

1. Μην αντιμετωπίσετε τον υπάλληλο. Μια πρόωρη συζήτηση του δίνει χρόνο να σβήσει εγγραφές, να εξαφανίσει έγγραφα ή να προετοιμάσει μια εκδοχή.
2. Περιορίστε τον κύκλο ενημέρωσης σε δύο ή τρία πρόσωπα που σίγουρα δεν εμπλέκονται.
3. Εξασφαλίστε τα δεδομένα. Πάρτε αντίγραφα από το λογιστικό σύστημα, τα αρχεία καταγραφής και τα σχετικά έγγραφα, ιδανικά με τη βοήθεια ειδικού, ώστε να διατηρηθεί η ακεραιότητά τους.
4. Συμβουλευτείτε δικηγόρο για τα εργατικά και ποινικά ζητήματα, πριν αποφασίσετε για οτιδήποτε άλλο.
5. Ζητήστε ανεξάρτητη έρευνα, όταν χρειάζεται να συνδεθούν τα στοιχεία με πρόσωπα και να τεκμηριωθεί τι συνέβη εκτός του λογιστηρίου.

Τι επιτρέπεται και τι όχι στην εσωτερική έρευνα

Η νομιμότητα δεν είναι τυπικότητα. Ένα στοιχείο που αποκτήθηκε παράνομα δεν γίνεται δεκτό στο δικαστήριο, σύμφωνα με το άρθρο 19 του Συντάγματος, και μπορεί να στραφεί εναντίον της επιχείρησης.

Επιτρέπεται, με σωστή προετοιμασία:

• ο έλεγχος εταιρικών συσκευών και λογαριασμών, όταν υπάρχει γραπτή πολιτική χρήσης γνωστή στους εργαζομένους και ο έλεγχος είναι αναλογικός, σύμφωνα με τον GDPR και τον ν. 4624/2019
• η ανάλυση εταιρικών εγγραφών, τιμολογίων και αποθεμάτων
• η έρευνα σε δημόσια μητρώα για συνδέσεις του εργαζομένου με προμηθευτές ή εταιρείες
• η παρατήρηση σε δημόσιους χώρους, για παράδειγμα σε συναντήσεις εκτός γραφείου με έναν προμηθευτή

Δεν επιτρέπεται:

• η πρόσβαση στις προσωπικές συσκευές, στα προσωπικά email ή στα μηνύματα του εργαζομένου
• η κρυφή ηχογράφηση συνομιλιών, που απαγορεύεται από το άρθρο 370Α ΠΚ
• η αναζήτηση στοιχείων για τους προσωπικούς τραπεζικούς του λογαριασμούς
• η κρυφή τοποθέτηση GPS στο προσωπικό του όχημα

Πώς δουλεύει μια έρευνα οικονομικού εγκλήματος

Σε μια έρευνα οικονομικών εγκλημάτων το γραφείο μας συνεργάζεται με τη διοίκηση, τον λογιστή και τον δικηγόρο της επιχείρησης.

• Χαρτογράφηση: ποιος έχει πρόσβαση σε τι, ποιες διαδικασίες δεν ελέγχονται από δεύτερο πρόσωπο.
• Ανάλυση εγγράφων: εντοπισμός μοτίβων σε τιμολόγια, πληρωμές και αποθέματα, σε συνεργασία με τον λογιστή σας.
• Έλεγχος προμηθευτών: αν οι εταιρείες με τις οποίες συναλλάσσεστε υπάρχουν πραγματικά, ποιοι είναι οι μέτοχοί τους και αν συνδέονται με εργαζομένους. Η ίδια μεθοδολογία εφαρμόζεται και στον έλεγχο συνεργατών.
• Επιτόπια έρευνα: επίσκεψη σε διευθύνσεις προμηθευτών, παρατήρηση σε δημόσιους χώρους, συνεντεύξεις με τρίτους όπου ενδείκνυται.
• Γραπτή αναφορά με χρονολόγιο και τεκμηρίωση, έτοιμη για τον δικηγόρο σας.

Πρόληψη: πέντε μέτρα που κλείνουν τις περισσότερες πόρτες

• Διαχωρισμός καθηκόντων, ώστε κανείς να μην εγκρίνει, εκτελεί και συμφωνεί την ίδια πληρωμή.
• Υποχρεωτική άδεια για όλους, με αντικατάσταση από άλλο πρόσωπο.
• Αιφνιδιαστικές καταμετρήσεις ταμείου και αποθήκης.
• Τακτικός έλεγχος των στοιχείων νέων προμηθευτών πριν από την πρώτη πληρωμή.
• Σαφής γραπτή πολιτική χρήσης εταιρικών συσκευών και ένας ασφαλής τρόπος αναφοράς ανησυχιών από εργαζομένους.

Επόμενα βήματα

Αν υποψιάζεστε υπεξαίρεση στην επιχείρησή σας, μιλήστε μας πριν κάνετε οποιαδήποτε κίνηση που θα γινόταν αντιληπτή. Η πρώτη συζήτηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Θα λάβετε ένα σαφές σχέδιο, προσαρμοσμένο στη δική σας επιχείρηση, και γραπτή εκτίμηση κόστους πριν ξεκινήσει η έρευνα.

Καλέστε μας οποιαδήποτε ώρα στο 210 321 2200 ή γράψτε μας στο contact@ldi.gr. Για περισσότερα σχετικά με τις υπηρεσίες μας προς εταιρείες, δείτε τη σελίδα για επιχειρήσεις.