Ποια στελέχη χρειάζονται ειδική προετοιμασία πριν ταξιδέψουν;

Κυρίως όσα συμμετέχουν σε διαπραγματεύσεις, εξαγορές, διαγωνισμούς ή συζητήσεις για νέα προϊόντα, καθώς και όσα έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα συστήματα. Το κριτήριο δεν είναι ο τίτλος αλλά η αξία των πληροφοριών που μεταφέρει το πρόσωπο.

Είναι ασφαλές το χρηματοκιβώτιο του δωματίου;

Προστατεύει από τον περιστασιακό κλέφτη, όχι από κάποιον με πρόσβαση στο προσωπικό ή στον κωδικό διαχείρισης. Για έγγραφα και συσκευές με πραγματικά ευαίσθητο περιεχόμενο, η καλύτερη λύση είναι να μην τα αφήνετε καθόλου χωρίς επίβλεψη ή να μην τα πάρετε μαζί.

Τι κάνω αν υποψιαστώ ότι κάποιος πείραξε το laptop μου στο ταξίδι;

Μην το συνδέσετε στο εταιρικό δίκτυο όταν επιστρέψετε και μην προσπαθήσετε να το ελέγξετε μόνοι σας. Ενημερώστε το τμήμα πληροφορικής και ζητήστε τεχνικό έλεγχο της συσκευής. Αλλάξτε τους κωδικούς από άλλη, ασφαλή συσκευή.

Μπορεί να γίνει έλεγχος για συσκευές υποκλοπής σε αίθουσα συνάντησης στο εξωτερικό;

Ναι, σε πολλές περιπτώσεις, μέσω του δικτύου συνεργατών του γραφείου ή με μετάβαση. Ο έλεγχος χώρου γίνεται σε χώρους που ελέγχει η εταιρεία σας ή με τη συναίνεση του υπευθύνου του χώρου, και σχεδιάζεται εκ των προτέρων.

Ασφάλεια στελεχών σε επαγγελματικά ταξίδια

Τα επαγγελματικά ταξίδια είναι από τις στιγμές που μια εταιρεία είναι πιο εκτεθειμένη χωρίς να το καταλαβαίνει. Ένα στέλεχος έξω από το γνώριμο περιβάλλον, με laptop γεμάτο έγγραφα, σε ξενοδοχείο, αεροδρόμια και συναντήσεις με αγνώστους, είναι ευκολότερος στόχος από ό,τι στο γραφείο του. Η ασφάλεια στελεχών σε επαγγελματικά ταξίδια δεν αφορά μόνο τη σωματική ακεραιότητα. Αφορά κυρίως τις πληροφορίες που ταξιδεύουν μαζί τους.

Τα περισσότερα περιστατικά δεν είναι κινηματογραφικά. Ένα κινητό που χάθηκε σε ταξί, μια συζήτηση στο λόμπι που ακούστηκε από λάθος άτομα, ένα laptop που έμεινε στο δωμάτιο, ένα δημόσιο WiFi που δεν ήταν αυτό που φαινόταν. Η καλή προετοιμασία προλαμβάνει σχεδόν όλα αυτά.

Πριν από το ταξίδι: η αξιολόγηση

Δεν χρειάζεται κάθε ταξίδι την ίδια προετοιμασία. Μια σύντομη αξιολόγηση απαντά σε τέσσερις ερωτήσεις:

Τι μεταφέρει το στέλεχος; Έγγραφα διαπραγμάτευσης, οικονομικά στοιχεία, σχέδια, πρόσβαση σε συστήματα.
Ποιος θα ενδιαφερόταν; Ανταγωνιστές, αντισυμβαλλόμενοι, μεσάζοντες, απλοί κλέφτες.
Πού πηγαίνει; Η χώρα, η πόλη, το ξενοδοχείο, οι χώροι συναντήσεων.
Ποιος γνωρίζει το πρόγραμμα; Όσο περισσότεροι, τόσο μεγαλύτερη η έκθεση.

Οι απαντήσεις καθορίζουν τα μέτρα. Ένα ταξίδι για εκθεσιακή συμμετοχή δεν χρειάζεται τα ίδια με ένα ταξίδι για υπογραφή εξαγοράς.

Οι συσκευές: το πιο εκτεθειμένο σημείο

Τι παίρνετε μαζί

Ο απλούστερος κανόνας είναι και ο πιο αποτελεσματικός: πάρτε μόνο ό,τι χρειάζεστε. Πολλές εταιρείες δίνουν σε στελέχη που ταξιδεύουν σε ευαίσθητες αποστολές ένα «καθαρό» laptop και κινητό, με μόνο τα απαραίτητα αρχεία και λογαριασμούς.

Πρακτικοί κανόνες για το ταξίδι

Κρυπτογράφηση δίσκου ενεργή και ισχυρός κωδικός, όχι μόνο αποτύπωμα.
Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων σε όλους τους λογαριασμούς.
Καμία σύνδεση σε δημόσιο WiFi ξενοδοχείου ή αεροδρομίου χωρίς εταιρικό VPN. Ακόμη καλύτερα, χρήση του δικού σας mobile hotspot.
Καμία φόρτιση σε δημόσιες θύρες USB. Χρησιμοποιήστε τον δικό σας φορτιστή στην πρίζα.
Καμία σύνδεση άγνωστων USB sticks, ακόμη και αν τα δίνει «συνεργάτης» σε μια παρουσίαση.
Bluetooth και κοινή χρήση αρχείων απενεργοποιημένα όταν δεν χρειάζονται.
Η συσκευή δεν μένει ποτέ χωρίς επίβλεψη, ούτε στο δωμάτιο ούτε στο τραπέζι του εστιατορίου.

Μετά την επιστροφή

Αν η συσκευή έμεινε για οποιονδήποτε λόγο εκτός ελέγχου, για παράδειγμα σε έλεγχο αεροδρομίου ή σε δωμάτιο που καθαρίστηκε, αξίζει έλεγχος πριν συνδεθεί ξανά στο εταιρικό δίκτυο. Ο έλεγχος κινητού τηλεφώνου και του υπολογιστή εντοπίζει ενδείξεις παραβίασης ή εγκατεστημένου λογισμικού παρακολούθησης.

Ξενοδοχεία και συναντήσεις

Στο ξενοδοχείο

Το όνομα του στελέχους και ο αριθμός δωματίου δεν λέγονται δυνατά στη ρεσεψιόν.
Έγγραφα και συσκευές δεν μένουν στο δωμάτιο όταν λείπετε.
Οι κρίσιμες τηλεφωνικές συζητήσεις δεν γίνονται από το δωμάτιο, το λόμπι ή το εστιατόριο του ξενοδοχείου.
Η πινακίδα «μην ενοχλείτε» δεν προστατεύει τίποτα, απλώς δηλώνει ότι το δωμάτιο είναι κατειλημμένο.

Στη συνάντηση

Όταν η συνάντηση γίνεται σε χώρο που οργανώνει ο αντισυμβαλλόμενος, δεν ελέγχετε το περιβάλλον. Όταν την οργανώνει η δική σας εταιρεία, για παράδειγμα σε αίθουσα ξενοδοχείου, μπορεί να γίνει έλεγχος για συσκευές υποκλοπής πριν από την έναρξη, με τη συναίνεση του υπευθύνου του χώρου. Περισσότερα για το πώς οργανώνεται ένας τέτοιος έλεγχος θα βρείτε στο άρθρο για τον έλεγχο αίθουσας πριν από σημαντική διαπραγμάτευση.

Ανεξάρτητα από τον χώρο: οι πιο ευαίσθητες λεπτομέρειες δεν συζητούνται σε διαλείμματα, σε ταξί ή σε δείπνα. Και ο οδηγός που σας παρέχει ο αντισυμβαλλόμενος ακούει ό,τι λέγεται στο αυτοκίνητο.

Μετακινήσεις και πρόγραμμα

Η γνώση του προγράμματος ενός στελέχους είναι από μόνη της πολύτιμη πληροφορία. Δείχνει με ποιον συναντιέται, πόσο διαρκεί μια διαπραγμάτευση, πότε το γραφείο του είναι άδειο. Μερικές απλές πρακτικές περιορίζουν την έκθεση:

Περιορισμένη διανομή του προγράμματος. Ο πλήρης προγραμματισμός με ώρες, ξενοδοχείο και ονόματα συνομιλητών στέλνεται μόνο σε όσους τον χρειάζονται, όχι σε ολόκληρο το τμήμα.
Μεταφορές από γνωστούς παρόχους. Αποφύγετε να μπαίνετε σε όχημα που «σας περιμένει» χωρίς να έχει επιβεβαιωθεί από πριν το όνομα του οδηγού και της εταιρείας.
Κρατήσεις χωρίς περιττά στοιχεία. Η κράτηση δεν χρειάζεται να αναφέρει τον σκοπό του ταξιδιού ή τον τίτλο του στελέχους.
Ευελιξία. Η ίδια διαδρομή στην ίδια ώρα κάθε μέρα, σε πολυήμερα ταξίδια, κάνει την κίνηση του στελέχους προβλέψιμη.
Επαφή με την έδρα. Ένα σύντομο μήνυμα σε προσυμφωνημένες ώρες, προς ένα συγκεκριμένο πρόσωπο, επιτρέπει να εντοπιστεί γρήγορα αν κάτι δεν πάει καλά.

Τίποτα από αυτά δεν απαιτεί ειδικό εξοπλισμό. Απαιτεί μόνο να έχει σκεφτεί κάποιος το ταξίδι από την πλευρά ενός πιθανού ενδιαφερόμενου τρίτου.

Ο ανθρώπινος παράγοντας

Οι περισσότερες διαρροές δεν οφείλονται σε τεχνολογία αλλά σε συμπεριφορά. Στα ταξίδια, οι κίνδυνοι αυτού του τύπου είναι συγκεκριμένοι:

Δημόσιες αναρτήσεις. Μια φωτογραφία από το αεροδρόμιο ή το ξενοδοχείο λέει σε όλους πού βρίσκεται το στέλεχος και με ποιον συναντιέται.
Συζητήσεις σε δημόσιους χώρους. Πτήσεις, σαλόνια αναμονής και lounge ξενοδοχείων είναι γεμάτα αυτιά.
Νέες, «τυχαίες» γνωριμίες που δείχνουν υπερβολικό ενδιαφέρον για τη δουλειά σας. Η κοινωνική μηχανική δουλεύει καλύτερα όταν ο στόχος είναι κουρασμένος και μακριά από το σπίτι του.
Οθόνες σε κοινή θέα. Ένα φίλτρο απορρήτου στην οθόνη του laptop είναι φθηνή και αποτελεσματική λύση.

Μια σύντομη ενημέρωση πριν από το ταξίδι, με συγκεκριμένα παραδείγματα, κάνει μεγάλη διαφορά.

Ένα υποθετικό παράδειγμα

Για παράδειγμα, μια ελληνική εταιρεία ετοιμάζεται για διαπραγμάτευση σε ευρωπαϊκή πρωτεύουσα, όπου θα παρουσιάσει την τιμολογιακή της πρόταση. Δύο στελέχη ταξιδεύουν. Το πρόγραμμα το ξέρουν μόνο όσοι χρειάζεται. Τα στελέχη παίρνουν μαζί laptop με μόνο τα αρχεία της συγκεκριμένης διαπραγμάτευσης, συνδέονται μόνο μέσω εταιρικού VPN και δεν αφήνουν τις συσκευές στο δωμάτιο.

Η αίθουσα που κλείνει η εταιρεία στο ξενοδοχείο ελέγχεται για συσκευές υποκλοπής το πρωί της συνάντησης, μέσω συνεργάτη στη συγκεκριμένη πόλη. Όταν επιστρέφουν, οι συσκευές ελέγχονται πριν συνδεθούν στο δίκτυο. Τίποτα από αυτά δεν είναι υπερβολή, όταν διακυβεύεται η τιμή μιας ολόκληρης σύμβασης.

Αν κάτι πάει στραβά

Ορίστε από πριν τι γίνεται αν:

Χαθεί ή κλαπεί συσκευή: άμεση ενημέρωση του τμήματος πληροφορικής για απομακρυσμένο κλείδωμα και αλλαγή κωδικών, καταγγελία στις τοπικές αρχές για να υπάρχει επίσημη καταγραφή.
Υπάρχει υποψία παρακολούθησης: καμία ευαίσθητη συζήτηση μέχρι την επιστροφή, ενημέρωση της διοίκησης από ασφαλές μέσο, έλεγχος συσκευών και χώρων.
Το στέλεχος αισθάνεται ότι απειλείται σωματικά: επικοινωνία με τις τοπικές αρχές και με την πρεσβεία ή το προξενείο.

Ένας απλός κατάλογος τηλεφώνων έκτακτης ανάγκης, γραμμένος και σε χαρτί, είναι πολύτιμος όταν το κινητό δεν είναι διαθέσιμο.

Πώς βοηθά το γραφείο μας

Με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας και υποθέσεις σε 14 χώρες, το γραφείο μας βοηθά επιχειρήσεις να σχεδιάσουν προληπτικά μέτρα για τα ταξίδια των στελεχών τους: αξιολόγηση κινδύνου, ενημέρωση πριν από την αναχώρηση, έλεγχο χώρων συναντήσεων και έλεγχο συσκευών μετά την επιστροφή. Για ταξίδια σε άλλες χώρες, το δίκτυο συνεργατών μας επιτρέπει υποστήριξη και επιτόπου.

Αν θέλετε να ξεκινήσετε από μια γρήγορη αυτοαξιολόγηση των συσκευών σας, δοκιμάστε τον έλεγχο παρακολούθησης. Η πρώτη συζήτηση μαζί μας είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Καλέστε μας 24 ώρες το 24ωρο στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200.