Έλεγχος αίθουσας πριν από σημαντική διαπραγμάτευση

Σε μια διαπραγμάτευση εξαγοράς, η πληροφορία για το ποιο είναι το ανώτατο ποσό που διατίθεστε να πληρώσετε μπορεί να αξίζει περισσότερο από όλα τα υπόλοιπα στοιχεία μαζί. Το ίδιο ισχύει για τη στρατηγική σε έναν δικαστικό συμβιβασμό, τις αποφάσεις ενός διοικητικού συμβουλίου ή τους όρους μιας ναύλωσης. Ο έλεγχος αίθουσας για κοριούς πριν από μια τέτοια συνάντηση είναι ένα από τα πιο στοχευμένα μέτρα προστασίας που μπορεί να πάρει μια επιχείρηση.

Δεν πρόκειται για υπερβολή ή παράνοια. Είναι μια λογική πρακτική όταν το διακύβευμα είναι υψηλό, η αίθουσα δεν είναι υπό τον πλήρη έλεγχό σας ή υπάρχουν ενδείξεις ότι πληροφορίες έχουν ήδη διαρρεύσει.

Πότε έχει νόημα ένας έλεγχος πριν από συνάντηση

Δεν χρειάζεται κάθε σύσκεψη έλεγχο. Ορισμένες συνθήκες, όμως, τον δικαιολογούν σαφώς:

• διαπραγμάτευση εξαγοράς, συγχώνευσης ή πώλησης μεριδίων
• συνεδρίαση διοικητικού συμβουλίου ή εταίρων με αποφάσεις για αναδιάρθρωση, απολύσεις ή νέες επενδύσεις
• συναντήσεις με δικηγόρους για στρατηγική σε δίκη ή διαιτησία
• διαπραγμάτευση μεγάλου διαγωνισμού ή σύμβασης
• συναντήσεις σε χώρους τρίτων, όπως αίθουσες ξενοδοχείων, επιχειρηματικά κέντρα ή γραφεία του αντισυμβαλλομένου
• όταν η άλλη πλευρά έχει δείξει στο παρελθόν ότι γνώριζε πράγματα που δεν έπρεπε να γνωρίζει

Αν η τελευταία περίπτωση σας είναι οικεία, ο έλεγχος αίθουσας μάλλον δεν αρκεί από μόνος του. Δείτε και τον οδηγό για τη διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών.

Τι ελέγχεται

Ένας επαγγελματικός έλεγχος χώρου συνδυάζει τεχνικά μέσα και προσεκτική φυσική επιθεώρηση. Ενδεικτικά:

Ραδιοσυχνότητες

Ανάλυση του φάσματος για εκπομπές που δεν εξηγούνται από τον γνωστό εξοπλισμό του χώρου: πομποί ήχου, συσκευές που μεταδίδουν μέσω δικτύων κινητής, συσκευές Wi-Fi ή Bluetooth που δεν ανήκουν στην επιχείρηση.

Φυσική επιθεώρηση

Προσεκτικός έλεγχος επίπλων, φωτιστικών, πριζών, ψευδοροφών, διακοσμητικών αντικειμένων, πολύπριζων και φορτιστών. Πολλές συσκευές υποκλοπής δεν εκπέμπουν συνεχώς, ή καταγράφουν τοπικά για μεταγενέστερη ανάκτηση. Αυτές εντοπίζονται μόνο με φυσική αναζήτηση.

Εξοπλισμός της αίθουσας

Συστήματα τηλεδιάσκεψης, μικρόφωνα οροφής, οθόνες, τηλέφωνα συνεδρίων, «έξυπνες» συσκευές. Ελέγχεται αν είναι ρυθμισμένα σωστά, αν υπάρχουν συνδέσεις που δεν έπρεπε να υπάρχουν και αν κάποιο μικρόφωνο μένει ενεργό.

Ευπάθειες του χώρου

Παράθυρα με θέα από απέναντι κτίρια, λεπτά χωρίσματα, αεραγωγοί προς διπλανούς χώρους, πρόσβαση συνεργείων κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πολλές φορές η μεγαλύτερη αδυναμία μιας αίθουσας δεν είναι ηλεκτρονική.

Περισσότερα για τη μεθοδολογία στη σελίδα για τον έλεγχο χώρου και στο άρθρο κοριοί στο γραφείο: πώς γίνεται ένας επαγγελματικός έλεγχος.

Πώς οργανώνεται, βήμα προς βήμα

1. Εμπιστευτικός σχεδιασμός. Ο έλεγχος συζητείται εκτός της αίθουσας που θα ελεγχθεί και, ιδανικά, όχι από τηλέφωνα ή email που μπορεί να είναι εκτεθειμένα. Όσο λιγότεροι γνωρίζουν για τον έλεγχο, τόσο καλύτερα.
2. Χαρτογράφηση του χώρου. Κάτοψη, εξοπλισμός, ποιος έχει πρόσβαση, ποιοι εργάζονται στον χώρο, ποιες εργασίες έγιναν πρόσφατα.
3. Ο έλεγχος. Τεχνικός και φυσικός, σε χρόνο που δεν προκαλεί ερωτήσεις, για παράδειγμα εκτός ωραρίου.
4. Διατήρηση της ακεραιότητας. Μετά τον έλεγχο, ο χώρος πρέπει να μείνει υπό έλεγχο μέχρι τη συνάντηση: κλειδωμένος, χωρίς πρόσβαση συνεργείων, χωρίς νέα αντικείμενα.
5. Παρουσία κατά τη συνάντηση, όπου χρειάζεται. Σε ορισμένες περιπτώσεις έχει νόημα η παρακολούθηση του φάσματος και κατά τη διάρκειά της.
6. Γραπτή αναφορά. Τι ελέγχθηκε, με ποια μέσα, τι ευρήματα υπήρξαν και ποιες ευπάθειες εντοπίστηκαν, με προτάσεις για το μέλλον.

Τι μπορείτε να κάνετε εσείς την ημέρα της συνάντησης

Ο τεχνικός έλεγχος είναι το ένα σκέλος. Το άλλο είναι η πειθαρχία των συμμετεχόντων:

• ζητήστε να μένουν τα κινητά εκτός αίθουσας ή απενεργοποιημένα, και εξηγήστε ότι ισχύει για όλους
• μην αφήνετε έγγραφα, laptop ή σημειώσεις στην αίθουσα στα διαλείμματα
• μη χρησιμοποιείτε το Wi-Fi του χώρου για ευαίσθητα αρχεία
• περιορίστε τα «δώρα», τα διακοσμητικά και τους εξωτερικούς φορτιστές που φέρνουν τρίτοι
• συμφωνήστε εκ των προτέρων ποιος θα κρατά πρακτικά και πού θα φυλάσσονται
• μην τελειώνετε τη συζήτηση στον διάδρομο, στο ασανσέρ ή στο ταξί

Συχνά οι διαρροές συμβαίνουν μετά τη συνάντηση, όχι κατά τη διάρκειά της. Περισσότερα στη σελίδα για τα προληπτικά μέτρα.

Οι τηλεδιασκέψεις και τα υβριδικά σχήματα

Όλο και περισσότερες σημαντικές συναντήσεις γίνονται με ορισμένους συμμετέχοντες στην αίθουσα και άλλους από απόσταση. Αυτό ανοίγει πρόσθετα σημεία έκθεσης που ο έλεγχος χώρου από μόνος του δεν καλύπτει: ο υπολογιστής που φιλοξενεί την κλήση, η πλατφόρμα και οι ρυθμίσεις της, οι συμμετέχοντες που συνδέονται από σπίτι ή ξενοδοχείο.

Μερικές απλές πρακτικές βοηθούν:

• χρησιμοποιήστε συσκευή της εταιρείας, ενημερωμένη και ελεγμένη, για τη φιλοξενία της κλήσης
• ορίστε κωδικό και αίθουσα αναμονής, και ελέγχετε ποιος συνδέεται
• απενεργοποιήστε την αυτόματη καταγραφή, εκτός αν έχει συμφωνηθεί ρητά από όλους
• ζητήστε από όσους συνδέονται εξ αποστάσεως να βρίσκονται σε χώρο όπου δεν ακούγονται από τρίτους

Όπου υπάρχει υποψία ότι ο υπολογιστής ή το κινητό ενός στελέχους έχει παραβιαστεί, ο έλεγχος αίθουσας μπορεί να συνδυαστεί με τεχνικό έλεγχο των εταιρικών συσκευών, πάντα με γνώση του χρήστη τους και σύμφωνα με την πολιτική χρήσης της εταιρείας. Περισσότερα για τα μέτρα αντιπαρακολούθησης.

Νομικό πλαίσιο

Ο έλεγχος αίθουσας για κοριούς είναι αμυντικό μέτρο: προστατεύει τις δικές σας επικοινωνίες σε χώρο που χρησιμοποιείτε νόμιμα. Γίνεται στον δικό σας χώρο ή σε χώρο τρίτου με την άδεια του υπευθύνου του. Δεν περιλαμβάνει παρακολούθηση των επικοινωνιών κανενός, ούτε πρόσβαση σε συσκευές των συμμετεχόντων.

Η τοποθέτηση συσκευής υποκλοπής, αντίθετα, είναι ποινικό αδίκημα κατά το άρθρο 370Α ΠΚ, και το απόρρητο των επικοινωνιών προστατεύεται από το άρθρο 19 του Συντάγματος. Αν βρεθεί συσκευή, τεκμηριώνεται στη θέση της και η απόφαση για καταγγελία λαμβάνεται μαζί με τον δικηγόρο σας.

Μετά τη συνάντηση

Η προστασία δεν τελειώνει όταν σηκωθούν οι συμμετέχοντες. Τα πρακτικά, οι σημειώσεις στον πίνακα, τα εκτυπωμένα σχέδια συμφωνίας και τα αρχεία που προβλήθηκαν πρέπει να συλλέγονται και να φυλάσσονται ή να καταστρέφονται με ευθύνη συγκεκριμένου προσώπου. Αν η διαπραγμάτευση συνεχίζεται σε περισσότερες συναντήσεις, ο έλεγχος καλό είναι να επαναλαμβάνεται, ιδίως όταν η αίθουσα έχει μείνει στο ενδιάμεσο προσβάσιμη σε τρίτους.

Ένα υποθετικό παράδειγμα

Για παράδειγμα, μια ελληνική εταιρεία που διαπραγματεύεται την πώληση ενός τμήματός της σε ξένο επενδυτή ορίζει την τελική συνάντηση σε αίθουσα ξενοδοχείου στην Αθήνα. Ο έλεγχος οργανώνεται με τη διοίκηση του ξενοδοχείου, γίνεται το προηγούμενο βράδυ, και η αίθουσα παραμένει κλειδωμένη μέχρι το πρωί. Οι συμμετέχοντες αφήνουν τα κινητά σε διπλανό χώρο. Ακόμη κι αν δεν βρεθεί τίποτα, η εταιρεία μπαίνει στη διαπραγμάτευση γνωρίζοντας ότι ό,τι λέγεται μένει στην αίθουσα.

Πώς ξεκινάμε

Το γραφείο του Πέτρου Δρόλια, με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας σε ιδιωτικές και εταιρικές έρευνες, οργανώνει ελέγχους αιθουσών στην Αθήνα, σε όλη την Ελλάδα και, μέσω συνεργατών, στο εξωτερικό. Επειδή οι συναντήσεις αυτές συχνά ορίζονται με λίγες ημέρες προειδοποίηση, είμαστε διαθέσιμοι 24 ώρες το 24ωρο.

Η πρώτη συζήτηση είναι εμπιστευτική, δωρεάν και χωρίς δέσμευση. Προτιμήστε να μας καλέσετε από τηλέφωνο που δεν σχετίζεται με την αίθουσα ή τη συνάντηση, στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200. Μετά τη συζήτηση λαμβάνετε σχέδιο και γραπτή, εξατομικευμένη εκτίμηση κόστους πριν την έναρξη.