Κλοπές από αποθήκη και κατάστημα: από πού ξεκινά η έρευνα

Κάθε επιχείρηση με απόθεμα έχει απώλειες. Ένα μέρος τους οφείλεται σε φθορές, λάθη καταχώρισης ή λάθος παραλαβές. Όταν όμως οι αποκλίσεις επαναλαμβάνονται, αφορούν τα ίδια είδη ή εμφανίζονται σε συγκεκριμένες βάρδιες, το ερώτημα αλλάζει: μήπως πρόκειται για κλοπές από αποθήκη ή κατάστημα;

Η πρώτη αντίδραση πολλών επιχειρηματιών είναι να υποψιαστούν κάποιον συγκεκριμένο και να τον αντιμετωπίσουν. Είναι και το συχνότερο λάθος. Μια μεθοδική έρευνα ξεκινά από τα δεδομένα, όχι από το πρόσωπο, και προχωρά με τρόπο που δεν θα στραφεί αργότερα εναντίον σας.

Πρώτα, ξεχωρίστε το λάθος από την κλοπή

Πριν μιλήσετε για κλοπή, βεβαιωθείτε ότι το πρόβλημα δεν είναι διοικητικό. Αρκετές «ελλείψεις» αποδεικνύονται τελικά:

• λάθη στην παραλαβή, όταν ο αριθμός τεμαχίων στο δελτίο δεν ελέγχθηκε φυσικά,
• διπλές ή λάθος κωδικοποιήσεις στο σύστημα αποθήκης,
• επιστροφές και ακυρώσεις που δεν καταχωρίστηκαν σωστά,
• φθορές που πετάχτηκαν χωρίς να σημειωθούν,
• μεταφορές μεταξύ καταστημάτων που δεν ολοκληρώθηκαν στο σύστημα.

Αν μετά από μια προσεκτική απογραφή οι αποκλίσεις παραμένουν και έχουν μοτίβο, τότε η υπόθεση κλοπής γίνεται σοβαρή. Το μοτίβο είναι το πιο πολύτιμο εύρημα αυτής της φάσης.

Οι τρεις βασικές πηγές απωλειών

Στην πράξη, οι απώλειες από κλοπή προέρχονται συνήθως από μία ή περισσότερες από τις παρακάτω πηγές. Η κάθε μία αφήνει διαφορετικό αποτύπωμα.

Εσωτερική κλοπή

Αφορά εργαζόμενους με πρόσβαση στο απόθεμα ή στο ταμείο. Τυπικές ενδείξεις είναι οι ελλείψεις σε είδη μικρού όγκου και μεγάλης αξίας, οι ασυνήθιστα πολλές ακυρώσεις ή εκπτώσεις σε συγκεκριμένο ταμείο, οι αποκλίσεις που συμπίπτουν με βάρδιες ή ημέρες όπου απουσιάζει ο υπεύθυνος.

Εξωτερική κλοπή

Αφορά πελάτες, επισκέπτες ή οργανωμένες ομάδες. Στα καταστήματα εμφανίζεται συχνά σε σημεία χωρίς οπτική κάλυψη ή σε ώρες αιχμής. Στις αποθήκες, συνδέεται με αδύναμα σημεία πρόσβασης, όπως ράμπες φόρτωσης ή πόρτες έκτακτης ανάγκης.

Απάτη στην εφοδιαστική αλυσίδα

Είναι η λιγότερο προφανής. Περιλαμβάνει παραδόσεις μικρότερες από όσα τιμολογούνται, συνεννόηση οδηγού με αποθηκάριο ή «χαμένα» δέματα κατά τη διανομή. Εδώ η έρευνα συχνά αγγίζει τρίτους, όπως μεταφορείς και προμηθευτές, και μπορεί να συνδεθεί με ευρύτερα οικονομικά εγκλήματα.

Τα δεδομένα που ήδη έχετε

Η έρευνα ξεκινά από το γραφείο, όχι από το πεδίο. Τα περισσότερα στοιχεία βρίσκονται ήδη στα συστήματά σας:

1. Ιστορικό απογραφών: ποια είδη λείπουν, πόσο συχνά, από πότε.
2. Δεδομένα ταμείου: ακυρώσεις, επιστροφές χωρίς απόδειξη, εκπτώσεις, ανοίγματα συρταριού χωρίς πώληση, ανά ταμία και ώρα.
3. Βάρδιες και προσβάσεις: ποιος είχε κλειδιά, κωδικούς συναγερμού ή κάρτες πρόσβασης κάθε φορά.
4. Παραλαβές και αποστολές: δελτία, ζυγίσεις, υπογραφές, οδηγοί.
5. Υφιστάμενη βιντεοεπιτήρηση: τι καλύπτει, τι όχι, για πόσο διατηρείται το υλικό.

Η διασταύρωση αυτών των πηγών συχνά περιορίζει δραστικά το εύρος της υπόθεσης. Για παράδειγμα, μια αλυσίδα καταστημάτων που διαπιστώνει ότι οι ελλείψεις εμφανίζονται μόνο σε ένα σημείο και μόνο σε απογευματινές βάρδιες έχει ήδη κάνει το μισό βήμα.

Πώς στήνεται η έρευνα στο πεδίο

Όταν τα δεδομένα δείχνουν κατεύθυνση, η έρευνα μεταφέρεται στο πεδίο με μεθόδους που είναι νόμιμες και αναλογικές:

• Αξιολόγηση χώρου: εντοπισμός τυφλών σημείων, αδύναμων εισόδων, διαδικασιών που παρακάμπτονται στην πράξη.
• Δοκιμαστικές αγορές και έλεγχοι διαδικασιών: ένας ερευνητής ως πελάτης ελέγχει αν τηρούνται οι κανόνες στο ταμείο και στις επιστροφές.
• Παρατήρηση σε δημόσιους χώρους: για παράδειγμα, κινήσεις οχημάτων έξω από την αποθήκη μετά τη λήξη της βάρδιας ή επισκέψεις σε σημεία μεταπώλησης.
• Έλεγχος μεταπώλησης: αναζήτηση των ειδών σας σε αγγελίες, ηλεκτρονικά καταστήματα και πλατφόρμες, ειδικά όταν πρόκειται για κωδικοποιημένα ή σπάνια προϊόντα.
• Συνεντεύξεις: προσεκτικά σχεδιασμένες, χωρίς πίεση ή κατηγορίες, σε συνεργασία με τον δικηγόρο σας.

Ο στόχος δεν είναι να «πιαστεί» κάποιος εντυπωσιακά. Είναι να συγκεντρωθούν στοιχεία που περιγράφουν τι έγινε, πότε και από ποιον, με τρόπο που μπορεί να αξιοποιηθεί.

Τι δεν επιτρέπεται, όσο κι αν σας πιέζει η απώλεια

Η νομιμότητα της έρευνας δεν είναι τυπικότητα. Στοιχεία που αποκτήθηκαν παράνομα, σύμφωνα με το άρθρο 19§3 του Συντάγματος, δεν αξιοποιούνται, και η επιχείρηση μπορεί να βρεθεί η ίδια εκτεθειμένη. Γι' αυτό:

• Δεν τοποθετούνται κρυφές κάμερες για την παρακολούθηση εργαζομένων. Η βιντεοεπιτήρηση πρέπει να είναι γνωστή, με σήμανση, και να συμμορφώνεται με τον GDPR και τον ν. 4624/2019.
• Δεν ελέγχονται προσωπικά κινητά, μηνύματα ή λογαριασμοί εργαζομένων.
• Δεν ηχογραφούνται κρυφά συνομιλίες τρίτων, κάτι που μπορεί να συνιστά αδίκημα κατά το άρθρο 370Α ΠΚ.
• Δεν γίνονται σωματικοί έλεγχοι ή έρευνες σε προσωπικά αντικείμενα χωρίς νόμιμη βάση.
• Δεν τοποθετείται GPS σε προσωπικό όχημα εργαζομένου. Σε εταιρικά οχήματα, η παρακολούθηση GPS γίνεται μόνο με γραπτή, γνωστή πολιτική.

Αν διαπιστώσετε ότι το σημερινό σας σύστημα ασφαλείας δεν καλύπτει τις ανάγκες σας, η λύση είναι ένα σωστά σχεδιασμένο και νόμιμο σύστημα ασφαλείας, όχι ένας αυτοσχεδιασμός.

Λάθη που χαλάνε την υπόθεση

Από την εμπειρία πολλών ετών σε τέτοιες υποθέσεις, ορισμένα λάθη επαναλαμβάνονται:

1. Πρόωρη αντιπαράθεση. Ο ύποπτος ειδοποιείται, σταματά, καταστρέφει ίχνη ή προλαβαίνει με δική του καταγγελία.
2. Απόλυση χωρίς τεκμηρίωση. Μπορεί να οδηγήσει σε εργατική διαφορά που θα κοστίσει περισσότερο από την κλοπή.
3. Διάδοση των υποψιών. Μια κατηγορία που κυκλοφορεί στο προσωπικό χωρίς απόδειξη βλάπτει το κλίμα και μπορεί να εκθέσει την επιχείρηση νομικά.
4. Απώλεια υλικού. Πολλά συστήματα καταγραφής σβήνουν αυτόματα το υλικό μετά από λίγες ημέρες. Αν υπάρχει περιστατικό, εξασφαλίστε αμέσως το σχετικό απόσπασμα.
5. Μονομερής εστίαση. Η υπόθεση ότι «σίγουρα είναι ο τάδε» κάνει να χάνονται άλλες πηγές απωλειών που συνεχίζουν.

Τι λαμβάνει η επιχείρηση

Μια ολοκληρωμένη έρευνα για κλοπές καταλήγει σε γραπτή αναφορά που περιλαμβάνει:

• την ανάλυση των απωλειών και το μοτίβο τους,
• χρονολόγιο των περιστατικών που τεκμηριώθηκαν,
• οπτικοακουστικό υλικό από χώρους όπου η λήψη ήταν νόμιμη,
• τα αδύναμα σημεία που εντοπίστηκαν στις διαδικασίες,
• συστάσεις πρόληψης για το μέλλον.

Η αναφορά οργανώνεται έτσι ώστε να μπορεί να τη χρησιμοποιήσει ο δικηγόρος σας, είτε για μήνυση είτε για διαχείριση της εργασιακής σχέσης. Αν σας ενδιαφέρει πώς διαβάζεται ένα τέτοιο έγγραφο, δείτε τι περιέχει μια επαγγελματική αναφορά ντετέκτιβ.

Πρόληψη μετά την έρευνα

Ακόμη κι αν βρεθεί ο υπεύθυνος, οι απώλειες επανέρχονται αν τα κενά δεν κλείσουν. Τα πιο αποτελεσματικά μέτρα είναι συχνά απλά: διπλός έλεγχος στις παραλαβές, όρια στις ακυρώσεις χωρίς έγκριση, εναλλαγή αρμοδιοτήτων, τακτικές μερικές απογραφές σε είδη υψηλού κινδύνου, σαφής πολιτική για τη βιντεοεπιτήρηση. Η πρόληψη αποτρέπει και όσους δεν έχουν ακόμη σκεφτεί να κλέψουν.

Σημαντικό ρόλο παίζει και η επικοινωνία με το προσωπικό. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι είναι έντιμοι και συχνά γνωρίζουν πού «χωλαίνουν» οι διαδικασίες. Ένα ανώνυμο κανάλι αναφοράς και κανόνες που εφαρμόζονται σε όλους, χωρίς εξαιρέσεις, χτίζουν κουλτούρα όπου η κλοπή γίνεται δύσκολη και ορατή.

Αν οι υποψίες σας αφορούν κυρίως υπάλληλο που διαχειρίζεται χρήματα και όχι εμπορεύματα, ο οδηγός για την υπεξαίρεση από υπάλληλο θα σας φανεί χρήσιμος.

Πώς ξεκινάμε

Ο ιδιωτικός ερευνητής Πέτρος Δρόλιας, με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας, έχει χειριστεί υποθέσεις για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους, από μεμονωμένα καταστήματα μέχρι αποθήκες με πολλές βάρδιες. Η πρώτη συνάντηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Συζητάμε τα δεδομένα που έχετε, προτείνουμε σαφές πλάνο και λαμβάνετε γραπτή εκτίμηση κόστους πριν από οποιαδήποτε εργασία.

Επικοινωνήστε 24 ώρες το 24ωρο στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200, ή στείλτε μήνυμα στο contact@ldi.gr. Μπορείτε επίσης να περιγράψετε την περίπτωσή σας μέσα από τον οδηγό υπόθεσης.