Έλεγχος υποψηφίου υπαλλήλου: τι επιτρέπεται πριν την πρόσληψη

Μια λάθος πρόσληψη κοστίζει. Όχι μόνο σε χρόνο και εκπαίδευση, αλλά μερικές φορές σε χρήματα, πελάτες και φήμη. Γι' αυτό όλο και περισσότερες επιχειρήσεις θέλουν έναν έλεγχο υποψηφίου υπαλλήλου πριν από την τελική απόφαση, ιδίως για θέσεις εμπιστοσύνης.

Το ερώτημα είναι πού σταματά το εύλογο. Ο εργοδότης έχει δικαίωμα να επαληθεύσει όσα του δηλώθηκαν. Δεν έχει δικαίωμα να ερευνήσει τη ζωή ενός ανθρώπου που απλώς έστειλε βιογραφικό. Η διαχωριστική γραμμή περνά από τον GDPR (Κανονισμός 2016/679) και τον ν. 4624/2019, και στηρίζεται σε τρεις λέξεις: σκοπός, αναλογικότητα, διαφάνεια.

Τι σημαίνει «αναλογικός» έλεγχος στην πράξη

Ο έλεγχος πρέπει να αντιστοιχεί στη θέση. Ένας υπάλληλος υποδοχής και ένας οικονομικός διευθυντής δεν ελέγχονται με τον ίδιο τρόπο.

Πριν αποφασίσετε τι θα ελεγχθεί, απαντήστε σε τρεις ερωτήσεις:

1. Σε τι θα έχει πρόσβαση ο νέος εργαζόμενος; Ταμείο, τραπεζικούς λογαριασμούς, δεδομένα πελατών, συνταγές, κώδικα, κλειδιά εγκαταστάσεων;
2. Τι ζημιά μπορεί να προκαλέσει μια λάθος επιλογή; Οικονομική, νομική, φήμης;
3. Ποια στοιχεία του βιογραφικού είναι κρίσιμα για την απόφαση; Αυτά είναι που αξίζει να επαληθευτούν.

Ό,τι δεν συνδέεται με αυτές τις απαντήσεις δεν χρειάζεται να ελεγχθεί, και συνήθως δεν πρέπει.

Τι μπορεί να επαληθευτεί νόμιμα

Ταυτότητα και πραγματικά στοιχεία

Ότι το πρόσωπο είναι αυτό που δηλώνει, ότι τα στοιχεία επικοινωνίας και διαμονής είναι πραγματικά. Ακούγεται αυτονόητο, αλλά δηλωμένες ταυτότητες που δεν ευσταθούν δεν είναι άγνωστο φαινόμενο σε θέσεις με πρόσβαση σε χρήματα.

Σπουδές και πιστοποιήσεις

Πτυχία, μεταπτυχιακά, επαγγελματικές άδειες. Ο απλούστερος τρόπος είναι να ζητήσετε από τον υποψήφιο τα πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα. Όπου υπάρχει αμφιβολία, η επιβεβαίωση από τον φορέα έκδοσης γίνεται με τη γνώση και τη συναίνεση του υποψηφίου.

Προηγούμενη επαγγελματική πορεία

Ημερομηνίες απασχόλησης, θέσεις, αρμοδιότητες. Οι συστάσεις ελέγχονται καλύτερα με επικοινωνία στο κεντρικό τηλέφωνο της εταιρείας, όχι στο κινητό που έδωσε ο υποψήφιος. Κενά στο βιογραφικό δεν είναι από μόνα τους ύποπτα, αλλά ασυνέπειες στις ημερομηνίες αξίζουν μια ερώτηση.

Δημόσια επαγγελματική παρουσία

Εταιρείες στις οποίες εμφανίζεται ως μέτοχος ή διαχειριστής στα δημόσια μητρώα, δημόσια επαγγελματικά προφίλ, δημοσιευμένες διαφορές που αφορούν την επαγγελματική του δραστηριότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για στελέχη, όπου μια σύγκρουση συμφερόντων, για παράδειγμα συμμετοχή σε ανταγωνίστρια εταιρεία, έχει πραγματική σημασία.

Ποινικό μητρώο, μόνο με τον σωστό τρόπο

Όταν η θέση το δικαιολογεί, ο εργοδότης μπορεί να ζητήσει από τον ίδιο τον υποψήφιο να προσκομίσει απόσπασμα ποινικού μητρώου. Κανείς τρίτος, ούτε ο εργοδότης ούτε ένας ντετέκτιβ, δεν αποκτά πρόσβαση στο μητρώο για λογαριασμό του. Περισσότερα για τη νόμιμη διαδρομή θα βρείτε στη σελίδα για τους ελέγχους ποινικού μητρώου.

Τι δεν επιτρέπεται, όσο χρήσιμο κι αν φαίνεται

• Πρόσβαση σε τραπεζικά, φορολογικά ή ασφαλιστικά στοιχεία του υποψηφίου.
• Ερωτήσεις ή έρευνα για υγεία, θρησκεία, πολιτικές απόψεις, σεξουαλικό προσανατολισμό, οικογενειακό προγραμματισμό.
• Παρακολούθηση της προσωπικής του ζωής ή της οικογένειάς του.
• Δημιουργία ψεύτικου προφίλ για να «μπείτε» σε κλειστούς λογαριασμούς του στα social media.
• Επικοινωνία με τον τωρινό του εργοδότη χωρίς τη συγκατάθεσή του, κάτι που μπορεί να του κοστίσει τη θέση του.

Ένας έλεγχος που περνά αυτά τα όρια δεν δίνει πλεονέκτημα. Δημιουργεί κίνδυνο για την επιχείρηση, και πληροφορίες που αποκτήθηκαν έτσι δεν μπορούν να υποστηρίξουν καμία απόφαση. Για το πώς εφαρμόζεται ο κανονισμός σε μια ιδιωτική έρευνα, δείτε το άρθρο ντετέκτιβ και GDPR.

Πώς οργανώνετε τη διαδικασία

Η πιο καθαρή πρακτική είναι ο έλεγχος να αποτελεί δηλωμένο στάδιο της πρόσληψης, όχι κάτι που γίνεται κρυφά.

1. Αναφέρετε στην αγγελία ή στη συνέντευξη ότι για τη θέση γίνεται επαλήθευση στοιχείων.
2. Δώστε γραπτή ενημέρωση στον υποψήφιο που περνά στο τελικό στάδιο: τι θα ελεγχθεί, από ποιον, για πόσο θα κρατηθούν τα στοιχεία.
3. Ελέγξτε μόνο τους τελικούς υποψηφίους, όχι όλους όσοι έστειλαν βιογραφικό.
4. Δώστε την ευκαιρία για εξήγηση. Μια ασυνέπεια μπορεί να έχει απλή απάντηση. Ρωτήστε πριν απορρίψετε.
5. Διαγράψτε ό,τι δεν χρειάζεστε μετά την απόφαση, σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης δεδομένων σας.

Πού έχει θέση ένας ιδιωτικός ερευνητής

Οι περισσότερες επαληθεύσεις μπορεί να τις κάνει το τμήμα προσωπικού. Ένα γραφείο ιδιωτικών ερευνών χρειάζεται όταν η θέση είναι κρίσιμη, όταν ο υποψήφιος έχει πορεία στο εξωτερικό, ή όταν κάτι δεν «κολλάει» και θέλετε μια ανεξάρτητη ματιά.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η έρευνα ιστορικού περιλαμβάνει επαλήθευση δηλωθέντων στοιχείων, έλεγχο δημόσιων μητρώων για εταιρικές συμμετοχές και δημοσιευμένες διαφορές, και, όπου χρειάζεται, επιτόπιες ερωτήσεις. Για ανώτερα στελέχη που θα αναλάβουν και ρόλο εταίρου, ο έλεγχος συνδυάζεται με τον έλεγχο συνεργατών.

Ο υποψήφιος γνωρίζει ότι γίνεται έλεγχος. Ο ντετέκτιβ δεν τον παρακολουθεί και δεν ερευνά την προσωπική του ζωή. Επαληθεύει, με νόμιμα μέσα, όσα ο ίδιος δήλωσε.

Ένα υποθετικό παράδειγμα

Για παράδειγμα, μια μεσαία εμπορική εταιρεία αναζητά υπεύθυνο λογιστηρίου, με εξουσία εκτέλεσης πληρωμών. Ο τελικός υποψήφιος έχει εντυπωσιακό βιογραφικό, με τριετή προϋπηρεσία σε εταιρεία στο εξωτερικό και ένα κενό δεκαοκτώ μηνών.

Με τη γραπτή του ενημέρωση, η επαλήθευση δείχνει ότι η εταιρεία του εξωτερικού υπάρχει και επιβεβαιώνει την απασχόληση, αλλά σε διαφορετική θέση από τη δηλωμένη. Το κενό εξηγείται από τον ίδιο τον υποψήφιο σε μια δεύτερη συνέντευξη. Η εταιρεία δεν απορρίπτει αυτόματα. Έχει όμως πλέον πλήρη εικόνα και ορίζει δεύτερη υπογραφή για τις πληρωμές τον πρώτο χρόνο.

Αυτός είναι ο σκοπός του ελέγχου: όχι να «πιάσει» κάποιον, αλλά να επιτρέψει μια απόφαση με ανοιχτά μάτια.

Όταν η πορεία του υποψηφίου είναι στο εξωτερικό

Όλο και περισσότεροι υποψήφιοι έχουν σπουδάσει ή εργαστεί εκτός Ελλάδας. Αυτό δυσκολεύει την επαλήθευση: διαφορετικές γλώσσες, διαφορετικά μητρώα, πανεπιστήμια με παρόμοια ονόματα, εταιρείες που έχουν κλείσει ή συγχωνευθεί.

Σε τέτοιες περιπτώσεις χρειάζεται υπομονή και μέθοδος. Επιβεβαιώνεται πρώτα ότι το ίδρυμα ή η εταιρεία υπάρχει πραγματικά και είχε τη δραστηριότητα που περιγράφεται, και μετά, με τη συναίνεση του υποψηφίου, η συγκεκριμένη σχέση του μαζί τους. Μέσω του δικτύου συνεργατών του γραφείου, η επαλήθευση μπορεί να γίνει και τοπικά, με τους ίδιους κανόνες νομιμότητας και αναλογικότητας.

Λάθη που αξίζει να αποφύγετε

• Να ελέγχετε μετά την πρόσληψη ό,τι έπρεπε να ελεγχθεί πριν.
• Να βασίζεστε μόνο σε συστάσεις που έδωσε ο υποψήφιος, χωρίς να επιβεβαιώσετε ότι οι αριθμοί ανήκουν στις εταιρείες.
• Να κρατάτε φακέλους υποψηφίων που απορρίφθηκαν επ' αόριστον.
• Να εμπιστεύεστε «υπηρεσίες» που υπόσχονται πλήρες προφίλ με τραπεζικά ή τηλεφωνικά στοιχεία. Αυτό δεν είναι νόμιμο.
• Να εφαρμόζετε διαφορετικά κριτήρια σε υποψηφίους για την ίδια θέση. Ο έλεγχος πρέπει να είναι ίδιος για όλους τους τελικούς υποψηφίους, ώστε να είναι δίκαιος και να μην αφήνει περιθώρια για κατηγορίες διάκρισης.
• Να κρατάτε προφορικά ό,τι βρήκατε. Μια σύντομη γραπτή καταγραφή του τι ελέγχθηκε και με ποιο αποτέλεσμα σας προστατεύει αν η απόφαση αμφισβητηθεί αργότερα.

Επόμενα βήματα

Αν ετοιμάζεστε για μια κρίσιμη πρόσληψη ή θέλετε να οργανώσετε μια σταθερή, νόμιμη διαδικασία επαλήθευσης για την επιχείρησή σας, μιλήστε μας. Με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας, το γραφείο μας θα σας προτείνει ένα εύρος ελέγχου ανάλογο της θέσης, με γραπτή εκτίμηση κόστους πριν από την έναρξη.

Η πρώτη συζήτηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Μπορείτε να ξεκινήσετε και από την εκτίμηση υπόθεσης ή να μας καλέσετε 24 ώρες το 24ωρο στο 210 321 2200 και στο 699 321 2200.