Ντετέκτιβ για επιχειρήσεις: πότε μια εταιρεία χρειάζεται ιδιωτικό ερευνητή

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν λογιστή, δικηγόρο και τεχνικό υποστήριξης. Πολύ λιγότερες έχουν σκεφτεί ποτέ ότι μπορεί να χρειαστούν έναν ντετέκτιβ για επιχειρήσεις. Συνήθως η σκέψη έρχεται αργά: όταν τα νούμερα δεν βγαίνουν, όταν ένας πελάτης χάνεται ανεξήγητα ή όταν μια συνεργασία αποδεικνύεται κάτι διαφορετικό από αυτό που φαινόταν.

Ένας ιδιωτικός ερευνητής δεν αντικαθιστά τις αρχές ούτε τον εσωτερικό έλεγχο. Καλύπτει όμως ένα συγκεκριμένο κενό: συγκεντρώνει νόμιμα πραγματικά στοιχεία, έξω από τα συστήματα της εταιρείας, όταν η διοίκηση χρειάζεται βεβαιότητα πριν αποφασίσει.

Τα σήματα ότι κάτι χρειάζεται διερεύνηση

Δεν υπάρχει ένα σημάδι που να λέει «ήρθε η ώρα». Υπάρχουν όμως μοτίβα που επαναλαμβάνονται και αξίζει να τα πάρετε στα σοβαρά:

• Απώλειες χωρίς εξήγηση. Αποθέματα που δεν συμφωνούν, ταμεία που υστερούν, έξοδα που αυξάνονται χωρίς αντίστοιχη δραστηριότητα.
• Ο ανταγωνισμός ξέρει πολλά. Προσφορές που «πέφτουν» ακριβώς κάτω από τις δικές σας, προϊόντα που εμφανίζονται αλλού πριν τα λανσάρετε.
• Πελάτες που φεύγουν μαζικά μετά την αποχώρηση ενός στελέχους.
• Ένας νέος συνεργάτης ή επενδυτής για τον οποίο γνωρίζετε μόνο όσα σας είπε ο ίδιος.
• Ύποπτες απαιτήσεις από ασφαλισμένους, εργαζόμενους ή τρίτους.
• Η αίσθηση ότι κάποιος ακούει σε συσκέψεις ή διαπραγματεύσεις.

Κανένα από αυτά δεν αποδεικνύει κάτι από μόνο του. Είναι όμως η αφετηρία για μια ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί με στοιχεία, όχι με εικασίες.

Οι πέντε μεγάλες κατηγορίες εταιρικών ερευνών

Πριν από μια απόφαση

Η πιο αποδοτική έρευνα γίνεται πριν υπογράψετε. Ο έλεγχος συνεργατών εξετάζει αν μια εταιρεία ή ένα πρόσωπο είναι αυτό που δηλώνει: πραγματική δραστηριότητα, ιστορικό, εμπλοκές σε διαφορές, φήμη στην αγορά. Αφορά προμηθευτές, διανομείς, συνεταίρους, ενοικιαστές επαγγελματικών χώρων.

Μέσα στην εταιρεία

Υπεξαιρέσεις, ύποπτες συμβάσεις με «φιλικούς» προμηθευτές, κλοπές αποθέματος, εργαζόμενοι που δουλεύουν παράλληλα για τον ανταγωνισμό. Εδώ η έρευνα συνδυάζει ανάλυση εγγράφων που ήδη έχει η εταιρεία με παρατήρηση σε δημόσιους χώρους και συνεντεύξεις.

Πληροφορίες που φεύγουν

Η διαρροή πληροφοριών μπορεί να έχει ανθρώπινη ή τεχνική αιτία. Η έρευνα εξετάζει ποιος είχε πρόσβαση, πώς μετακινήθηκε η πληροφορία και αν υπάρχουν συσκευές υποκλοπής σε χώρους της εταιρείας.

Απάτες από έξω

Ψεύτικα τιμολόγια, πελάτες που παραγγέλνουν χωρίς πρόθεση να πληρώσουν, απομιμήσεις του προϊόντος σας, σκηνοθετημένες απαιτήσεις. Πολλές από αυτές ανήκουν στα οικονομικά εγκλήματα και χρειάζονται συνεργασία με τις αρχές και τον δικηγόρο.

Υποστήριξη διαφορών

Εντοπισμός μαρτύρων, τεκμηρίωση γεγονότων, έρευνα περιουσίας οφειλέτη μέσα από δημόσια μητρώα. Το αποτέλεσμα είναι υλικό που ο δικηγόρος μπορεί να αξιοποιήσει.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει νόμιμα

Η νομιμότητα δεν είναι λεπτομέρεια. Στοιχεία που αποκτήθηκαν παράνομα δεν γίνονται δεκτά στο δικαστήριο (άρθρο 19 παρ. 3 του Συντάγματος) και εκθέτουν την ίδια την επιχείρηση σε ευθύνη.

Ένας ιδιωτικός ερευνητής μπορεί να:

• αναζητήσει πληροφορίες σε δημόσια μητρώα και ανοιχτές πηγές
• κάνει επιτόπιες έρευνες και διακριτικές ερωτήσεις
• παρατηρήσει και καταγράψει δραστηριότητα σε δημόσιους χώρους
• εξετάσει εταιρικές συσκευές, με τη συναίνεση της εταιρείας και βάσει γραπτής πολιτικής χρήσης που γνωρίζουν οι εργαζόμενοι
• ελέγξει τους χώρους σας για συσκευές υποκλοπής

Δεν μπορεί να υποκλέψει επικοινωνίες, να διαβάσει προσωπικά μηνύματα εργαζομένων, να μπει σε προσωπικούς λογαριασμούς ή να αποκτήσει τραπεζικά, φορολογικά ή τηλεπικοινωνιακά στοιχεία. Όποιος υπόσχεται κάτι τέτοιο βάζει σε κίνδυνο και την υπόθεση και την εταιρεία σας. Το άρθρο 370Α ΠΚ και ο GDPR είναι σαφείς. Περισσότερα για τα όρια θα βρείτε στο άρθρο τι επιτρέπεται σε έναν ντετέκτιβ στην Ελλάδα.

Πώς οργανώνεται σωστά η συνεργασία

Μια εταιρική έρευνα πετυχαίνει όταν έχει καθαρό ερώτημα και περιορισμένο κύκλο ανθρώπων που τη γνωρίζουν. Πρακτικά:

1. Ορίστε ένα πρόσωπο επαφής. Κάποιον με εξουσία απόφασης και χωρίς πιθανή εμπλοκή.
2. Διατυπώστε το ερώτημα. «Ποιος παίρνει εμπόρευμα από την αποθήκη τα Σάββατα;» είναι καλύτερο από «κάτι δεν πάει καλά».
3. Συγκεντρώστε ό,τι έχετε. Απογραφές, συμβάσεις, email, βάρδιες, χρονολόγιο γεγονότων.
4. Μην προειδοποιήσετε κανέναν. Μην αλλάξετε απότομα διαδικασίες και μην κάνετε αιφνιδιαστικές ερωτήσεις πριν ολοκληρωθεί η τεκμηρίωση.
5. Εμπλέξτε τον δικηγόρο από νωρίς. Εκείνος ξέρει τι χρειάζεται για την επόμενη κίνηση: απόλυση, μήνυση, αγωγή ή διαπραγμάτευση.

Πριν ξεκινήσει οτιδήποτε, το γραφείο ιδιωτικών ερευνών παρουσιάζει σχέδιο και γραπτή εκτίμηση κόστους. Το κόστος εξαρτάται από το εύρος, τη διάρκεια και τη γεωγραφία της υπόθεσης, και συμφωνείται εξαρχής.

Ένα υποθετικό παράδειγμα

Για παράδειγμα, μια εταιρεία διανομής στην Αττική παρατηρεί ότι τρεις μεγάλοι πελάτες σταμάτησαν να παραγγέλνουν μέσα σε δύο μήνες. Ο πωλητής που τους εξυπηρετούσε έχει παραιτηθεί πρόσφατα. Η διοίκηση υποψιάζεται ότι πήγε στον ανταγωνισμό και πήρε τους πελάτες μαζί του, αλλά δεν έχει τίποτα συγκεκριμένο.

Η έρευνα ξεκινά από όσα ήδη υπάρχουν: τη σύμβαση του πωλητή και τις ρήτρες της, τα αρχεία της εταιρικής του συσκευής βάσει της πολιτικής χρήσης, τα δημόσια στοιχεία της ανταγωνίστριας εταιρείας. Συνεχίζει με επιτόπια έρευνα για το πού εργάζεται σήμερα και ποιους πελάτες επισκέπτεται. Το αποτέλεσμα είναι μια γραπτή αναφορά με χρονολόγιο, που ο δικηγόρος χρησιμοποιεί για να αποφασίσει αν υπάρχει βάση για νομικές ενέργειες.

Τι παραλαμβάνει η επιχείρηση

Στο τέλος μιας έρευνας, η εταιρεία λαμβάνει:

• γραπτή αναφορά με τα ευρήματα και τη μεθοδολογία
• χρονολόγιο των γεγονότων
• φωτογραφικό ή οπτικοακουστικό υλικό από δημόσιους χώρους, όπου υπάρχει
• αντίγραφα των δημόσιων εγγράφων που αξιοποιήθηκαν
• σαφή διάκριση ανάμεσα σε ό,τι αποδεικνύεται και σε ό,τι παραμένει ένδειξη

Αυτή η διάκριση έχει μεγάλη αξία. Μια αναφορά που λέει ειλικρινά «αυτό δεν τεκμηριώθηκε» προστατεύει την εταιρεία από μια βιαστική απόφαση.

Λάθη που κοστίζουν πριν καν ξεκινήσει η έρευνα

Πολλές εταιρικές υποθέσεις δυσκολεύουν όχι λόγω του προβλήματος αλλά λόγω των πρώτων αντιδράσεων της διοίκησης. Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι:

• Η αυτοσχέδια «έρευνα» από μέσα. Ένας προϊστάμενος που αρχίζει να ρωτά συναδέλφους ή να ψάχνει συρτάρια ειδοποιεί, χωρίς να το θέλει, το πρόσωπο που θα έπρεπε να μη γνωρίζει τίποτα.
• Η πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα. Το άνοιγμα του προσωπικού email ενός εργαζομένου ή του κινητού του, ακόμη και αν το έχει αφήσει στο γραφείο, είναι παράνομο και ακυρώνει την αξία κάθε ευρήματος.
• Η βιαστική απόλυση. Μια απόλυση χωρίς τεκμηρίωση μπορεί να γυρίσει εναντίον της εταιρείας σε μια εργατική διαφορά.
• Η καθυστέρηση. Αντίθετα, η αναμονή «μήπως λυθεί από μόνο του» αφήνει τα στοιχεία να χαθούν: καταγραφές καμερών διαγράφονται, συσκευές αλλάζουν χέρια, μάρτυρες ξεχνούν.
• Η διαγραφή αρχείων. Μην «καθαρίσετε» υπολογιστές ή λογαριασμούς πριν εξεταστούν. Ό,τι σβήνεται δύσκολα ανακτάται με αξιόπιστο τρόπο.

Η σωστή στάση είναι απλή: διατηρήστε τα πάντα όπως είναι, περιορίστε τον κύκλο ενημέρωσης και ζητήστε συμβουλή πριν κάνετε την πρώτη κίνηση. Μια σύντομη, εμπιστευτική συζήτηση με έναν έμπειρο ιδιωτικό ερευνητή αρκεί συχνά για να ξεκαθαρίσει αν χρειάζεται έρευνα ή αν το θέμα λύνεται με μια αλλαγή διαδικασίας.

Πώς ξεκινάμε

Με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας και περισσότερες από 1.500 υποθέσεις σε 14 χώρες, το γραφείο μας συνεργάζεται με επιχειρήσεις, δικηγόρους, ασφαλιστικές και ναυτιλιακές εταιρείες. Αν δεν είστε σίγουροι αν η κατάστασή σας χρειάζεται έρευνα, ο οδηγός υπόθεσης σας βοηθά να οργανώσετε τα δεδομένα σας πριν μιλήσουμε.

Η πρώτη συζήτηση είναι δωρεάν, εμπιστευτική και χωρίς δέσμευση. Καλέστε μας 24 ώρες το 24ωρο στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200, ή επισκεφθείτε μας στην Αιόλου 104, λίγα λεπτά από τον σταθμό Ομόνοια.