Η σύμβαση με το γραφείο ντετέκτιβ: τι πρέπει να γράφει

Πριν ξεκινήσει μια ιδιωτική έρευνα, υπάρχει ένα βήμα που πολλοί πελάτες περνούν βιαστικά: η σύμβαση με το γραφείο ντετέκτιβ. Μέσα στην αγωνία της στιγμής, το ενδιαφέρον στρέφεται στο «πότε ξεκινάτε» και όχι στο «τι ακριβώς συμφωνούμε». Κι όμως, η γραπτή συμφωνία είναι αυτό που σας προστατεύει αν κάτι δεν πάει όπως περιμένατε.

Αυτός ο οδηγός σας δείχνει, σημείο προς σημείο, τι πρέπει να γράφει μια σωστή συμφωνία με ιδιωτικό ερευνητή, γιατί έχει σημασία κάθε όρος και ποιες διατυπώσεις αξίζει να σας βάλουν σε σκέψεις.

Γιατί η γραπτή συμφωνία έχει τόση σημασία

Η συμφωνία δεν είναι γραφειοκρατία. Εξυπηρετεί τρεις πρακτικούς σκοπούς:

• Οριοθετεί την έρευνα. Και οι δύο πλευρές ξέρουν τι θα γίνει και τι όχι.
• Τεκμηριώνει τη νομιμότητα. Ο σαφής σκοπός και το έννομο συμφέρον είναι η βάση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR.
• Προλαμβάνει διαφωνίες για το κόστος, τη διάρκεια και το τι παραδίδεται.

Αν ένα γραφείο αποφεύγει να βάλει τους όρους στο χαρτί, αυτό από μόνο του είναι πληροφορία. Είναι, μάλιστα, ένα από τα πιο αξιόπιστα κριτήρια για να ξεχωρίσετε ένα σοβαρό γραφείο ιδιωτικών ερευνών.

Τι πρέπει να γράφει: λίστα ελέγχου

1. Τα στοιχεία των μερών

Το πλήρες όνομα ή η επωνυμία του γραφείου, η διεύθυνση και ο αριθμός άδειας του ιδιωτικού ερευνητή. Από την πλευρά σας, τα στοιχεία του εντολέα. Αν την έρευνα αναθέτει δικηγόρος για λογαριασμό πελάτη, αυτό πρέπει να φαίνεται.

2. Το αντικείμενο και ο σκοπός

Τι ακριβώς θα διερευνηθεί και για ποιο λόγο. Για παράδειγμα, «τεκμηρίωση της καθημερινής δραστηριότητας του προσώπου Χ σε δημόσιους χώρους κατά το διάστημα Υ, για χρήση σε διαδικασία επιμέλειας» είναι πολύ πιο χρήσιμο από το γενικό «παρακολούθηση».

Ο σαφής σκοπός έχει και νομική σημασία. Περιορίζει τα δεδομένα που συλλέγονται σε όσα είναι αναγκαία, όπως απαιτεί η αρχή της ελαχιστοποίησης. Δείτε περισσότερα στο άρθρο ντετέκτιβ και GDPR.

3. Οι μέθοδοι και τα νόμιμα όρια

Μια σοβαρή συμφωνία περιγράφει τις γενικές μεθόδους: έρευνα σε δημόσιες πηγές, παρατήρηση σε δημόσιους χώρους, διερευνήσεις, ανάλυση εγγράφων. Είναι καλό να αναφέρει ρητά και τι αποκλείεται: υποκλοπές επικοινωνιών, πρόσβαση σε λογαριασμούς ή συσκευές τρίτων, λήψεις σε ιδιωτικούς χώρους.

Για παράδειγμα, σε ένα τεστ απιστίας η παρατήρηση γίνεται μόνο σε δημόσιους χώρους και σταματά στην πόρτα κάθε ιδιωτικού χώρου. Η συμφωνία πρέπει να το αντανακλά αυτό.

Αν ένα γραφείο σας υπόσχεται προφορικά πράγματα που δεν θα έγραφε ποτέ στη σύμβαση, η απάντηση είναι προφανής. Οι παράνομες μέθοδοι εκθέτουν και τον πελάτη, ενώ τα στοιχεία που προκύπτουν δεν αξιοποιούνται, σύμφωνα με το άρθρο 19§3 του Συντάγματος.

4. Χρονικό πλαίσιο και φάσεις

Πότε ξεκινά η έρευνα, για πόσο διάστημα ή πόσες ημέρες εργασίας, και αν χωρίζεται σε φάσεις. Η λογική των φάσεων είναι χρήσιμη: μια πρώτη φάση δίνει εικόνα και αποφασίζετε μετά αν θα συνεχίσετε.

5. Το κόστος

Η συμφωνία πρέπει να περιέχει την γραπτή εκτίμηση κόστους που έχει προηγηθεί και τον τρόπο υπολογισμού. Βασικά ερωτήματα που πρέπει να απαντώνται:

• Τι περιλαμβάνεται στην εκτίμηση;
• Πώς αντιμετωπίζονται τα έξοδα, όπως μετακινήσεις εκτός Αθήνας;
• Τι γίνεται αν η υπόθεση χρειαστεί περισσότερο χρόνο από τον αρχικό;
• Πώς και πότε γίνονται οι πληρωμές;

Κάθε υπέρβαση πρέπει να συμφωνείται γραπτώς πριν γίνει, όχι να εμφανίζεται στο τέλος. Για τους παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος, δείτε από τι εξαρτάται το κόστος ενός ντετέκτιβ.

6. Ενημέρωση κατά τη διάρκεια

Με ποιον τρόπο θα ενημερώνεστε, πόσο συχνά και από ποιον. Τηλεφωνικά, με ασφαλές μήνυμα, με προγραμματισμένη συνάντηση; Ο τρόπος επιλέγεται με γνώμονα και την ασφάλεια: αν ζείτε με το πρόσωπο που ερευνάται, μια ειδοποίηση στο κοινό tablet του σπιτιού δεν είναι καλή ιδέα.

7. Τι παραδίδεται

Γραπτή αναφορά, χρονολόγιο, φωτογραφικό ή οπτικοακουστικό υλικό από δημόσιους χώρους, έγγραφα από δημόσιες πηγές. Πότε και σε ποια μορφή; Αν πρόκειται για συλλογή στοιχείων για δικαστική χρήση, η μορφή πρέπει να ταιριάζει σε αυτή τη χρήση.

8. Απόρρητο και εμπιστευτικότητα

Η υποχρέωση εχεμύθειας του γραφείου και των συνεργατών του, ποιος έχει πρόσβαση στα στοιχεία της υπόθεσης και πώς προστατεύεται η ταυτότητά σας απέναντι στο πρόσωπο που ερευνάται.

9. Προσωπικά δεδομένα και διατήρηση

Για πόσο διάστημα θα διατηρηθεί το υλικό της έρευνας, πώς θα διαγραφεί ή θα σας επιστραφεί, και ποιος είναι ο ρόλος κάθε μέρους ως προς την επεξεργασία δεδομένων.

10. Λύση της συμφωνίας

Πώς μπορεί η συμφωνία να λήξει νωρίτερα, από εσάς ή από το γραφείο. Ένα γραφείο, για παράδειγμα, πρέπει να μπορεί να σταματήσει αν διαπιστώσει ότι ο σκοπός δεν είναι νόμιμος. Τι παραδίδεται και πώς εκκαθαρίζεται η εργασία που έχει γίνει.

Όταν η υπόθεση αλλάζει στην πορεία

Οι έρευνες σπάνια ακολουθούν ακριβώς το αρχικό σενάριο. Ένα πρόσωπο αλλάζει πρόγραμμα, ένα ταξίδι προκύπτει απρόβλεπτα, ένα εύρημα ανοίγει νέο ερώτημα. Η συμφωνία πρέπει να προβλέπει τι γίνεται σε αυτές τις περιπτώσεις.

Η λογική είναι απλή: καμία ουσιαστική αλλαγή στο αντικείμενο, στη διάρκεια ή στο κόστος δεν γίνεται χωρίς τη σύμφωνη γνώμη σας. Ο τρόπος που δίνεται αυτή η έγκριση, για παράδειγμα με email ή με υπογραφή συμπληρωματικού εγγράφου, συμφωνείται γραπτώς. Έτσι έχετε πάντα τον έλεγχο, ακόμη και όταν η έρευνα πρέπει να προσαρμοστεί γρήγορα.

Όταν αναθέτει επιχείρηση ή δικηγόρος

Σε εταιρικές υποθέσεις, η συμφωνία πρέπει να δείχνει ποιος εκπροσωπεί την επιχείρηση, ποιος λαμβάνει τις ενημερώσεις και ποιος έχει πρόσβαση στην αναφορά. Σε μια εσωτερική έρευνα, ο κύκλος των ενημερωμένων προσώπων πρέπει να είναι όσο γίνεται μικρότερος.

Όταν την έρευνα αναθέτει δικηγόρος για λογαριασμό πελάτη, ορίζεται αν η επικοινωνία γίνεται μόνο μέσω του δικηγόρου και πώς παραδίδονται τα ευρήματα. Αυτό διευκολύνει την αξιοποίησή τους στη νομική στρατηγική.

Διατυπώσεις που πρέπει να σας κάνουν επιφυλακτικούς

• «Εγγυημένο αποτέλεσμα» ή «πληρώνετε μόνο αν βρούμε κάτι». Η έρευνα καταγράφει την πραγματικότητα, δεν την κατασκευάζει.
• «Όλα τα μέσα» ή «χωρίς περιορισμούς». Αόριστη διατύπωση που μπορεί να κρύβει παράνομες πρακτικές.
• Απουσία αριθμού άδειας ή στοιχείων γραφείου.
• Ανοιχτό κόστος χωρίς εκτίμηση και χωρίς μηχανισμό έγκρισης υπερβάσεων.
• Πίεση να υπογράψετε αμέσως, χωρίς χρόνο να διαβάσετε ή να συμβουλευτείτε κάποιον.

Πριν υπογράψετε

1. Διαβάστε τη συμφωνία ολόκληρη, με ηρεμία.
2. Σημειώστε κάθε όρο που δεν καταλαβαίνετε και ζητήστε εξήγηση.
3. Αν η υπόθεση έχει δικαστική διάσταση, δείξτε τη στον δικηγόρο σας.
4. Βεβαιωθείτε ότι όσα συζητήθηκαν προφορικά υπάρχουν και γραπτά.
5. Κρατήστε αντίγραφο σε ασφαλές σημείο, όχι σε κοινόχρηστο υπολογιστή.

Αν συναντήσετε όρους που δεν γνωρίζετε, το λεξικό όρων ντετέκτιβ εξηγεί με απλά λόγια την ορολογία που χρησιμοποιείται συχνά.

Πώς ξεκινάμε

Στο γραφείο του Πέτρου Δρόλια, κάθε υπόθεση ξεκινά με δωρεάν, εμπιστευτική πρώτη συνάντηση χωρίς δέσμευση. Ακολουθεί σαφές πλάνο και γραπτή εκτίμηση κόστους, και η εργασία ξεκινά μόνο όταν οι όροι έχουν συμφωνηθεί γραπτώς. Με πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας, γνωρίζουμε ότι η σαφήνεια από την αρχή είναι αυτό που κάνει μια συνεργασία να λειτουργεί.

Αν θέλετε μια πρώτη εικόνα πριν μιλήσουμε, δοκιμάστε την εκτίμηση υπόθεσης. Ή καλέστε 24/7 στο 210 321 2200 ή στο 699 321 2200, ή γράψτε στο contact@ldi.gr.